Horde Webgroupware - Was ist das?

Webschnittstelle

Unter folgender URL erreichen sie die Horde Webgroupware:

Bei ihrem erstmaligen Besuch dieser Dienste bestätigen sie, die folgenden Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen zu haben:

Horde Webgroupware

Am 18.07.2013 wurde der SquirrelMail-Nachfolger Horde vorgestellt, diese Veranstaltung wurde aufgezeichnet. Sie können sich das Video  hier anschauen.

Horde der ist Name unserer eingesetzten Groupware. Und unter Groupware verstehen wir eine computergestützte Umgebung für die Zusammenarbeit, bzw. Gruppenarbeit.

Da diese Groupware für den Zugriff mit einem Browser gemacht wurde, spricht man eben von einer Webgroupware. Mittlerweile hat sich die Horde Webgroupware aber schon zu etwas mehr gemausert, dazu aber später mehr im Abschnitt Synchronisation mit anderen Programmen.

Bevor wir die Ansammlung von Funktionen beschreiben, eben über das sprechen, was man in der Gruppe machen kann, beginnen wir kurz verschiedene Modis zu erklären. Denn schon auf der Anmeldemaske werden wir danach gefragt.

Verschiedene Ansichten/Modi

Der Modus legt die Erscheinungsform, Ansicht fest:

  • Die "einfache" Ansicht ist recht "altmodisch" aufgebaut, hat kaum sogenannte Web 2.0 Elemente, bietet dafür aber derzeit die meisten Funktionen.
  • Der "dynamische" Modus bietet die bequemste und intuitivste Bedieung am PC. Leider gibt es noch hie und da Funktionen, welche derzeit noch nur in dem "einfachen" Modus zu finden sind.
  • Die "mobilen" Modis - selbstsprechend - sind für Tablets und Smartphones durch die Reduktion auf das Nötigste ansprechend. Leider vermisst man hier doch recht oft Funktionalitäten aus obigen Modis.

Bei der Einstellung "Automatisch" versucht Horde selbst die beste Einstellung für uns zu wählen. 

Tip: Behalten sie den "Automatischen" Modus ausgewählt. Legen Sie die Ansicht nur dann selbst fest, wenn sie eine spezielle Funktion vermissen.

Hinweis: Die mobilen Ansichten können derzeit nicht mit digitale Signaturen umgehen. Signierte E-Mails erscheinen als normale E-Mails. Verfasst man selbst eine E-Mail, kann diese nicht in den mobilen Modis signiert werden.

Einzelne Module oder Funktionsgruppen

Webmail

Die wichtigsten Funktionen in Stichworten:

  • Empfangen und Schreiben von E-Mails
  • Anzeige von digital singierten E-Mails
  • Einrichtung von Abwesenheitsmeldung ("Filter")
  • Teilen, freigeben von Ordnern
  • Automatisches Einsortieren eingehender Post in Ordner ("Filter")
  • Suchlisten erstellen, speichern oder und als Virtuelle Ordner festlegen.
  • Synchronisation von E-Mails mit iPhone, Smartphone u.a.

Selbstverständlich ist das Modul Webmail mit dem Adressbuch verknüpft. In den Einstellungen können sie festlegen, ob zum Beispiel von ihnen angeschriebene Adressen auch automatisch in das Adressbuch aufgenommen werden.
Verfassen sie eine E-Mail, verwendet Horde ihr Adressbuch um die Adresse selbst zu vervollständigen.

Kalender

Die wichtigsten Funktionen in Stichworten:

  • Einrichten von ein oder mehreren Kalendern
  • Vergabe von Freigaben (teilen) einzelner Kalender (Gruppenkalender)
  • Synchronisation von Kalender mit iPhone, Smartphone u.a.

Adressbuch

Die wichtigsten Funktionen in Stichworten:

  • Einrichten von ein oder mehreren Adressbüchern
  • Vergabe von Freigaben (teilen) einzelner Adressbücher (Gruppenadressbuch)
  • Synchronisation von Adressbuch mit iPhone, Smartphone u.a.

Aufgaben

Siehe Kalender, Adressbuch.

Wichtige Anmerrkung zur Synchronisation: Nicht jedes Endgerät kennt als solches Aufgabenlisten. So kann Android (Smartphone) von sich aus keine Aufgaben synchronisieren. Abhilfe schaffen Apps, welche eventuell nachinstalliert werden müssen oder von ihrem Handyhersteller eventuell beigelegt wurden.

Notizen

Siehe Kalender, Adressbuch.

Eine Synchronisation von Notizen ist nicht möglich. Hingegen können sie Notizblöcke mit anderen Nutzern teilen.

Zugriff auf Home- und Gruppenlaufwerk

Recht versteckt unter dem Menüpunkt "Weitere" finden sie den "Dateimanager". Ihr Homelaufwerk und das Gruppenlaufwerk haben wir hier eingebunden.

Der Dateimanager kann nicht mit einem direkt mit dem PC verbundenen Netzlaufwerk konkurieren, doch bietet er ihnen für Unterwegs von "überall" einen rudimentären Zugriff auf ihre Dateiablage.

Lesezeichen per Drag & Drop in Horde speichern

Ebenfalls unter "Weitere" versteckt finden sie den Bereich, in welchem sie Lesezeichen speichern können.

Wollen sie die Adressen nicht von Hand eintippen, können sie einfach einen (nennen wir es einmal "Hilfsknopf") in ihrem Browser anlegen. Ist dieser Knopf einmal vorhanden, lassen sich URLs einfach speichern, in dem man diese aus der Adressliste per Drag & Drop auf den Hilfsknopf zieht.

Es fällt schwer die Funktion zu erklären. Wir reichen eine bebilderte Anleitung oder ein Video hierfür nach.

Einstellungen und Bedienung

Es gibt unzählige Schalter und Optionen, welche zur persönlichen Anpassung von Horde dienen. Wir haben versucht, eine sinnvolle Voreinstellung für Sie zu treffen.

Oben, recht mittig im Bildschirm, stellt ein kleines Zahnrad das Menü für die Einstellungen dar. Ein Klick auf das Zahnrad und man findet in einem neuen Kontextmenüe mit dem Element "Benutzereinstellungen".

Unterhalb "Benutzereinstellungen" finden sich die meisten, wichtigsten Schalter. Bedauerlicherweise ist es ab und an schon ein richtiges Maus-Bedienungs-Training, dass man beim Fahren mit dem Mauszeiger nicht über falsch Bildschirmausschnitte steuert und auf Grund dessen das soeben aufgeklappte Menü wieder weg ist (nehmen sie es sportlich).

In den Benutzereinstellungen können sie allgemeine Einstellungen abändern, zum Beispiel falls Sie Korrekturen im Namen, in der E-Mailadresse vornehmen müssen ("Allgemeine Einstellungen", "Persönliche Angaben"). Oder sie wollen ihren Signaturtext erstellen ("Webmail", "Persönliche Angaben").

Es gibt darüber hinaus aber noch mindestens zwei Stellen, an welchen Einstellungen festgelegt oder abgefragt werden können:

An vielen Stellen, zum Beispiel direkt hinter dem Name ihres Kalenders (oben auf "Kalender" klicken, dann links im Menü unterhalb von "Meine Kalender") befindet sich ein Symbol für einen Stift. Klicken sie auf den Stift und sie finden weitere Einstellungsmöglichkeiten. Diese beziehen sich eben in aller Regel genau auf das "Ding" welches sie vor sich haben (den einen Kalender, denn man kann mehrere haben...).

Ab und an findet sich ein kleines Symbol eines Dreiecks (Spitze nach unten), siehe zum Beispiel unter "Webmail" hinter dem Spalteneintrag "Betreff".

Und zuletzt noch: Horde versucht sich hie und da eine Entscheidung von uhnen zu merken. Setzen Sie beispielsweise bei einem Ordner hinter Betreff bei "[x] sortieren nach Thema" ein Häkchen, so wandert dies in ihre Einstellungen und bei ihrem nächsten Besuch von Horde wird dieser Ordner wieder so angezeigt.

Finden sie sich irgendwann irgendwo nicht mehr zurecht, scheint etwas komplett verstellt und sie wissen nicht mehr zurück: Der ZIK Support ist für sie da!

Synchronisation mit anderen Programmen

Genügt die Webschnittstelle nicht aus, will man noch andere Geräte mit der Groupware verbinden, stehen zwei unterschiedliche Wege zur Auswahl.

Für Outlook, Thunderbird mit dem Addon Lightning, Evolution, u.a. wird meist die Anbingung mittels IMAP und SMTP für E-Mail, CardDAV und CalDAV für Adressbuch und Kalender gewählt.

Das iPhone, das Smrtphone mit Android, Tablet PCs werden meist mit ActiveSync angebunden.

Der Aufwand bei der Einrichtung ist überschauber, bei ActiveSync sind aber deutlich weniger Angaben zu machen.

Die Informationen zu den notwendigen Einstellungen entnehmen sie bitte unserer Seite mit den Zugangsdaten.

"Import" und "Export"

Bei der Auswahl unserer Anwendungen legen wir einen großen Wert auf die Wieder- und Weiterverwendbarkeit unserer Daten. Das soll heißen: Wenn wir Dienste anbieten, welche Daten speichern, dann sollen diese Dienste auch in der Lage sein, die abgespeicherte Daten in geeingneter Form wieder "herauszugeben".

Horde ist hier vorbildlich: Nicht nur Kalender und Adressbuch lassen sich in verschiedensten, etablierten Formaten ausgeben und einlesen (csv, ldif, ics, vcard u.a.), auch einzelne E-Mailordner können sie über einen Rechtsklick exportieren und anschließend in anderen Mailprogrammen einlesen. (mbox Datei, u.a. von Thunderbird lesbar). Der Import von E-Mailordnern, oder einzelnen E-Mails, ist als mbox- oder eml-Datei möglich.

Wir empfehlen für den Im- und Export von Kalendern das ICS Format zu verwenden. Bei Adressbüchern ist vCard eine gute Wahl.

Von Outlook nach Horde

Horde bietet einen großen Umfang von Export- oder Importmöglichkeiten. Leider kann Outlook hier nicht mithalten und bietet uns von sich aus keine nutzerfreundlichen Exportmöglichkeit von Kalender und Adressbuch an.

Aus diesem Grund hat das ZIK eine gesonderte Software erworben. Wünschen sie den Umstieg in Horde, so wenden sie sich bitte an den ZIK Support. Wir können dann gemeinsam mit ihnen ihre Daten in Horde übertragen.