Drittmittel ABC


Anzeige von Drittmitteln

Die Einwerbung von Drittmitteln muss unverzüglich mit dem dafür vorgesehene Vordruck angezeigt werden.

Annahme von Drittmitteln

Die Annahme der Drittmittel wird durch das Rektorat erklärt. Gleiches gilt für den Abschluss von Verträgen im Rahmen von Drittmittelprojekten.

Anträge

Das Sachgebiet Drittmittel unterstützt Sie gerne bei der Kalkulation der Kosten Ihres Antrags. Das Prorektorat Forschung (nationale Projekte) oder das EU-Forschungsreferat (EU-Projekte) unterstützten Sie bei der inhaltlichen Erstellung des Antrags.

Arbeitszeiterklärung Bundesmittel

Für in BMBF-Projekten beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Arbeitszeitnachweise geführt werden. Das Dezernat Forschung stellt ein Formular zur Arbeitszeiterklärung zur Verfügung. Mit dieser Erklärung wird das aufwändige Führen von Timesheets verhindert und dennoch ein ausreichender Nachweis über die Arbeitszeit erbracht.


Bankverbindung PH Freiburg

Begünstigter: Landesoberkasse Baden-Württemberg / PH Freiburg
IBAN: DE02 6005 0101 7495 5301 02
BIC: SOLADEST600

Geldeingänge können nur mit Verwendung eines Kassenzeichens angenommen und verbucht werden.

Beschaffung

Bitte beachten Sie bei jeglicher Art von Beschaffungen die Beschafungsrichtlinie. Hier finden Sie den Beschaffungsantrag, den Sie ausgefüllt an die Mailadresse bestellungen@ph-freiburg.de schicken können.

Bewirtung

Bitte beachten Sie bei der Planung von Bewirtungen innerhalb des Projektes (z.B. im Rahmen von Projektmeetings) unsere Repräsentationsrichtlinie.

Bewilligungsbescheid

Der Bewilligungsbescheid ist der endgültige Startschuss für ein Forschungsprojekt,
da er eine Finanzierungszusage für ein Forschungsprojekt enthält. In diesem
Schriftstück sind die Dauer und der finanzielle Umfang der Förderung festgelegt.

Buchungsstelle

Nach Einreichung von Bewilligung, Finanzplan und Drittmittelanzeige im Sachgebiet Drittmittel wird für das Vorhaben eine Buchungsstelle angelegt, unter der alle Ausgaben und Einnahmen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, abgerechnet werden. Die Projektleitung ist für die ordnungsgemäße, wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Mittel verantwortlich und bestimmt im Rahmen der Bedingungen des Drittmittelgebers (Finanzierungsplan) über die Verwendung der Mittel.


Checkliste

Die Checkliste zur Beantragung von Kostenpositionen dient als Überblick, welche Postionen bei den Drittmittelgebern beantragt werden können.


Drittmittelanzeige

Die Einwerbung von Drittmitteln muss unverzüglich mit dem dafür vorgesehenen Vordruck angezeigt werden.

Drittmitteldefinition

Drittmittel sind Geldzuwendungen, Sachleistungen und Gegenleistungen aus Verträgen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile für Aufgaben in Forschung und Lehre nach § 2 Absatz 1 LHG.

Drittmittelrichtlinie

Die Drittmittelrichtlinie ist die Verwaltungsvorschrift des Wissenschaftsministeriums zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter.


Eigenanteil

Ist im Projektantrag ein Eigenanteil vorgesehen, muss dieser vorab explizit durch den Kanzler oder Rektor genehmigt werden.

EU-Projekte

Die Antragsstellung bei der Europäischen Union erfolgt in der Regel über das sogenannte Funding & Tender Portal der Europäischen Kommission durch den Antragsteller selbst. Das EU-Referat der PH Ludwigsburg ist bei der Antragsstellung einzubinden. Es informiert auch über Möglichkeiten zur Anschubfinanzierung.

Exkursionen

Bitte beachten Sie bei der Planung und Durchführungen von Exkursionen im Projekt unsere Exkursionsrichtlinie.


Finanzplan

Nutzen Sie unsere Finanzpläne zur Kalkulation der anfallenden Personal-und Sachkosten für Ihr Projekt und erhalten Sie so einen Überblick über die Gesamtkosten.

Formulare

Hier finden Sie wichtige Formulare & Checklisten zum Download.


Gastvortrag

Bitte berücksichtigen Sie bei der Planung und Umsetzung von Gastvorträgen diese Übersicht der möglichen Vertragsarten.

Geschenke

Wenn Sie planen, innerhalb des Projektes Geschenke oder Zuwendungen z.B. an Probanden auszugeben, bitte wenden Sie sich vorab an das Sachgebiet Drittmittel zur Klärung der Möglichkeiten.


Honorarverträge

Im Rahmen eines Honorarvertrags können Dienstleistungen (Durchführung eines Workshops, Einzelseminare, Moderationen etc.) an einen/eine AuftragnehmerIn übertragen werden, sofern es die Bewilligungs-/ Vertragsbedingungen zulassen. Bitte stellen Sie mindestens 3 Wochen for Auftragsvergabe einen Antrag auf Abschluss eines Honorarvertrages oder Werkvertrages an die Personalabteilung. Der Abschluss ist nur unter bestimmten Vorrausetzungen möglich und bedarf im Vorfeld der Klärung. Siehe auch Übersicht der Vertragsarten.


Interessenkonflikt

Drittmittelverträge mit Unternehmen und sonstigen Einrichtungen (z.B. Vereinen), an denen Mitglieder der Hochschule finanziell beteiligt sind, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Rekorats. Die betreffenden Mitglieder der Hochschule müssen ihre Beteiligung offenlegen.


Kassenzeichen

Zur Annahme und Verbuchung von Geldeingängen wird ein Kassenzeichen benötigt. Jedes neue Projekt erhält ein neues Kassenzeichen. Die Vergabe erfolgt durch das Sachgebiet Drittmittel.

Kostenstellenplan

Hier finden Sie den Kostenstellplan der PH Freiburg.

Konteneinsicht

Eine Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen (Kontoauszug) kann bei Bedarf im Sachgebiet Drittmittel angefragt werden. Es gibt auch die Möglichkeit, über eine Freischaltung in Qis-FSV Konteneinsicht zu erhalten.


Lehrauftrag

Bitte beachten Sie vor der Vergabe eines Lehrauftrags die unterschiedlichen Vertragsarten.


Mittelabruf / Mittelanforderung

Die bewilligten Mittel müssen in Form einer schriftlichen Mittelanforderung regelmäßig abgerufen werden. Hierbei sind die Vorgaben des Fördermittelgebers maßgebend.


Overhead / Gemeinkosten

Bei Projektförderungen im Bereich der Drittmittelforschung wird von den Fördereinrichtungen (u.a. BMBF, EU und DFG) regelmäßig eine Programmpauschale/ ein Overhead zur Abdeckung von Gemeinkosten gezahlt, um die Inanspruchnahme von Infrastrukturleistungen der Hochschule finanziell abzugelten (Raum- und Gerätenutzung, Strom, Heizung, Wasser, Verwaltungsaufgaben u.a.). Dies steht im Kontext einer grundsätzlich kostendeckenden Projektkalkulation auf Vollkostenbasis. Je nach Förderer müssen Overheadmittel gesondert beantragt werden. Die PH Freiburg erhebt dann in der Regel einen Overhead in Höhe von 20%. Für Drittmittelvorhaben, die nicht der Forschungsförderung zuzuordnen sind, sondern vielmehr der Auftragsforschung, gilt diese Regelung nicht. Hier gelten die Zuschlagssätze gem. der Regularien der Trennungsrechnung (s. Finanzpläne). Hier finden Sie den Rektoratsbeschluss zur Overhead-Regeleung.


Personalkosten

Bitte beachten Sie bei der Berechnung Ihrer Personalkosten die aktuellen Vergütungsätze, TV-L bzw. Sätze des Mittelgebers, Jahressonderzahlung, Arbeitgeberanteile sowie eventuelle Stufenaufstiege. Als Hilfestellung dienen der Finanzplan wirtschaftliche Tätigkeit oder der Finanzplan DFG/BMBF.

Projektbeginn

Mit der Projektbearbeitung kann erst dann begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. ein Bewilligungs- oder Zuwendungsbescheid vorliegt. Ausgaben vor Projektbeginn sind i.d.R. nicht förderfähig. Eine rückwirkende Einstellung von Personal zum Projektbeginn ist nicht möglich.

Projektleiter/In

Der/Die Projektleiter/In ist zuständig für die ordnungsgemäße Durchführung des Drittmittelvorhabens. Er/Sie zeichnet sachlich richtig für die anfallenden Zahlungen im Projekt.

Projektverlängerung

Bei einer Projektverlängerung muss die neue Projektlaufzeit dem Sachgebiet Drittmittel mitgeteilt werden.

Projektabschluss

Das Projektende ist in aller Regel durch den Bewilligungsbescheid oder den Vertrag bestimmt. Bei bevorstehendem Projektende bearbeiten Sie bitte ausstehende Rechnungen
vorrangig und leiten diese zur Zahlung weiter. Bitte prüfen und beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Drittmittelgeber. Der rechnerische Schlussverwendungsnachweis wird vom Sachgebiet Drittmittel erstellt.


Rechnungen

Der Bezahlung von Rechnungen aus Drittmitteln liegen die gleichen gesetzlichen Regelungen wie bei der Erstattung von Rechnungen aus Haushaltsmitteln zugrunde. Rechnungen bitte „sachlich richtig“ zeichnen und mit der Projektnummer/ Buchungsstelle im Sachgebiet Haushalt & Organisation (Nationale Projekte) bzw. Sachgebiet Drittmittel (EU-Projekte) einreichen.
 

Restmittel

Verbleiben bei Beendigung eines Projektes noch Mittel, werden diese in der Regel an den Drittmittelgeber zurücküberwiesen (bei Nationalen Projekten).

Reisekosten

Bei im Projekt anfallenden, internen Reisekosten erfolgt die Abrechnung über Personalabteilung/Reisekostenstelle. Extern Reisekosten werden über das sachgebiet Haushalt & Organisation abgerechnet.

Repräsentationsrichtlinie

Bitte beachten Sie bei jeglicher Bewirtung innerhalb eines Projekts die gültige Repräsenationsrichtlinie (LINK)


Schlussbericht

In der Regel sind nach Beendigung eines Projektes Schluss- oder Sachberichte zu erstellen und an den jeweiligen Mittelgeber zu übersenden.

Schlussverwendungsnachweis

Der Schlussnachweis ist die zahlenmäßige Aufstellung der im Rahmen eines Forschungsprojektes getätigten Einnahmen und Ausgaben. Das Sachgebiet Drittmittel erstellt den Schlussnachweis und übermittelt ihn an den Mittelgeber. Ggf. ist der Schlussnachweis durch den Projektverantwortlichen gegenzuzeichnen. Überschüssige Gelder werden an den Mittelgeber zurücküberwiesen, solange dieser nicht ausdrücklich einer anderweitigen Verwendung zustimmt.

Spenden

Spenden sind Geldzuwendungen Dritter im Sinne des Kap. I  Abschnitt 2 der Drittmittelrichtlinien, die nach den für die Landesverwaltung geltenden Bestimmungen zu bewirtschaften sind. Die Mittel stehen abweichend über das Haushaltsjahr hinaus zeitlich unbegrenzt zur Verfügung, sofern der Zuwendungsgeber nichts anderes bestimmt. Es wird unterschieden in Spenden zur Förderung der Forschung und Lehre, die über das Dezernat Forschung verwaltet werden, sowie solchen, die für andere Zwecke bestimmt sind und über das Dezernat Stiftungen und Vermögen betreut werden.
 


Team

Das Team des Sachgebiets Drittmittel steht Ihnen bei allen Fragen zur Drittmittelfinanzierung gerne zur Verfügung.


Umkehr der Steuerschuld

Bitte beachten Sie, dass im Rahmen eines möglichen Leistungsaustauschs mit ausländischen Partnern (i. d. R. definiert über einen Unterauftrag oder Rechnungsstellung) das sog. Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt. Nicht der Leistungsgeber, sondern der Leistungsempfänger trägt hierbei die Umsatzsteuerschuld. Entsprechende Kosten im Budget sind im Projektantrag einzuplanen. 

Umwidmung

Sollte sich innerhalb der Laufzeit eines Projektes die Situation ergeben, dass das bislang kalkulierte Budget für die Kostenansätze der beantragten Kostenarten (z.B. Sachmittel, Personal, Reisen etc.) nicht ausreicht, ist es je nach Mittelgeber und Bewilligungsbescheid möglich, das Budget einer Kostenart zugunsten einer anderen zu überziehen. Dies sollte ausschließlich unter Rücksprache mit dem Sachgebiet Drittmittel geschehen, da die projektrelevanten, spezifischen Gegebenheiten der Richtlinien des jeweiligen Mittelgebers berücksichtigt werden müssen.


Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis wird oftmals jährlich an die Mittelgeber übermittelt, unabhängig davon, ob das Projekt schon abgeschlossen ist. Die endgültige Abrechnung nach Ende eines Projekts erfolgt dann über den sog. Schluss- oder Gesamtverwendungsnachweis. Der Verwendungsnachweis ist die zahlenmäßige Aufstellung der im Rahmen eines Forschungsprojektes getätigten Einnahmen und Ausgaben. Das Sachgebiet Drittmittel erstellt den Verwendungsnachweis und übermittelt ihn an den Mittelgeber.

Veranstaltungen

Bitte beachten Sie bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen im Rahmen eines Drittmittelprojektes ??????


Werkverträge

Im Rahmen eines Werkvertrags können Teilaufträge wissenschaftlicher, künstlerischer oder ähnlicher Art an einen/eine AuftragnehmerIn übertragen werden, sofern es die Bewilligungs-/ Vertragsbedingungen zulassen. Bei Werkverträgen handelt es sich nicht um Personalausgaben, sondern um Sachausgaben. Siehe auch Übersicht der Vertragsarten.


Zahlungsbegründete Unterlage

Jeder förmlichen Zahlungsanordnung muss eine begründende Unterlage beiliegen, aus der Zweck und Anlass der Zahlung hervorgeht. Solche begründenden Unterlagen sind z. B. Kostenrechnungen über Lieferungen und Leistungen, Verträge sowie Bewilligungsbescheide. Aus den Unterlagen muss zweifelsfrei hervorgehen

Bitte beachten Sie, dass Kassenanordnungen (Annahme-, Auszahlungs- sowie Umbuchungsanordnungen) generell ohne zahlungsbegründende Unterlagen nicht gebucht werden dürfen.