Abteilung Finanzen und Organisation
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Finanzen und Organisation unterstützen die Mitglieder der Hochschule bei der Verwaltung und der Verwendung von Landesmitteln sowie Drittmitteln. Sie sind Ansprechperson für Fragen der Buchhaltung und des Zahlungsverkehrs, bei Vertrags- sowie Steuerthemen.
Leitung
Grundsatzangelegenheiten Haushalt sowie Vertrags- und Steuerwesen, Finanzplanung, Controlling
Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studierende werden von der Abteilung Finanzen und Organisation bei der Verwaltung und Verwendung der ihnen zur Verfügung stehenden Landes- und Drittmittel unterstützt. Wirtschaftlichkeit und ein nachvollziehbarer Nachweis über die Mittelverwendung sind die übergeordneten Aufgaben und Ziele der Abteilung. Als Leiter der Abteilung bin ich Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen und Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung von Haushalts- und Drittmitteln, etwa im Hinblick auf das Haushalts-, Vergabe- und Steuerrecht. Nicht zuletzt ist auch die Transparenz der Finanzströme ein Anliegen der Abteilung, denn nur dadurch lassen sich extern Rechenschaft ablegen und intern die notwendigen Schlüsse für die zukünftigen Finanzplanungen ziehen.
Unsere Abteilung begleitet die Mitglieder der Hochschule entlang der Vorgaben durch Gesetze und Landeshaushaltsverordnung und unterstützt Sie bei Fragen und anstehenden Aufgaben.
Besteuerung der Hochschule
Steuerreferent
Die Servicestelle Steuern für die Pädagogischen Hochschulen des Landes hat die Aufgabe, Sie in steuerlichen Angelegenheiten und Problemen im Bereich der Hochschulbesteuerung zu unterstützen und hier eine korrekte Besteuerung zu gewährleisten.
Steuerliche Themen sind relevant:
- Zusammenarbeit mit der Industrie bei Forschungsaufgaben (Auftragsforschung)
- Vermarktung und Verwertung wissenschaftlicher Erkenntnisse (z.B. Materialprüfung, Gutachten, Vorträge gegen Entgelt)
- Übernahme von Verwaltungstätigkeiten gegen Entgelt (z.B. Projektträgerschaften)
- Sponsorin bzw. Werbung (z. B. bei von Fachbereichen organisierten Fachtagungen)
Weitere steuerrelevanten Fragen können z. B. sein:
- Besonderheiten bei Auslandsrechnungen (Stichworte: Innergemeinschaftliche Erwerbe, Reverse-Charge-Verfahren)
- Einschätzung von steuerfreien und steuerpflichtigen Dienstleistungen
- Steuerpflicht beim Verkauf von Geräten und Gerätekomponenten
- Steuerrechtliche Beurteilung von Personalgestellungen, Gastdozenten, Lehrbeauftragten
Für Fragen steht Ihnen als Ansprechpartner Jacob Wolf zur Verfügung.
Tax Compliance: Bewertung und Kontrolle steuerrelevanter Sachverhalte; Schulung und Informationen insbesondere zur Umsatzsteuer
Sachgebiet Haushalt und Organisation
E-Mail: rechnungen(at)ph-freiburg.de
Sachgebietsleiterin
Das Sachgebiet befasst sich mit den Themen Haushalt, Zentrale Beschaffung sowie Registratur und Poststelle mit Fahrdiensten. Zu ihrem Service zählen die Beratung der Einrichtungen in Finanzangelegenheiten, die Budgetierung der Finanzmittel und die Beratung bei deren Verwendung. Die zentrale Beschaffungsstelle innerhalb des Sachgebietes führt formelle Vergabeverfahren wie Ausschreibungen oder Verhandlungsverfahren durch, vereinbart Rahmenverträge für verschiedene Waren und Dienstleistungen und berät im Zusammenhang mit Beschaffungen, etwa von Mobiliar.
Wichtige Informationen und Begriffe können Sie dem Haushaltsglossar entnehmen.
Zentrale Beschaffungsstelle
E-Mail: bestellungen(at)ph-freiburg.de
Die zentrale Beschaffungsstelle ist Ansprechpartner in Grundsatzangelegenheiten des Beschaffungswesens, des Vergaberechts, der Organisation des Beschaffungswesens sowie der Durchführung formaler Vergabeverfahren für Waren und Dienstleistungen gemäß der gültigen Beschaffungsrichtlinie der Hochschule. Weitere Aufgaben sind die Inventarisierung sowie Aussonderung.
Zahlstelle
E-Mail: zahlstelle(at)ph-freiburg.de
Buchhaltung
Die Buchhaltung weist Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern sowie interne Zahlungsvorgänge an. Für eine korrekte Verbuchung und Ausbezahlung benötigen die Kolleg*innen die sachliche Richtigzeichnung und die Festlegung der jeweiligen Aufwandskontierungen (Kapitel, Titel, Finanz und Kostenstelle ODER Kostenträger anzugeben vom entsprechenden Haushaltsbevollmächtigten oder Projektleiter*in). Zudem Kreditorenstammdaten werden erfasst und gepflegt.
Unsere Aufgaben
- Erfassung von Rechnungen und Auszahlungsanordnungen
- Pflege der Kreditorenstammdaten (Bankverbindungen, Zahlungskonditionen, Adressen)
- Überprüfung der Aufwandskontierungen
Die Rechnungsbearbeitung ist aufgeteilt worden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Aufgabengebiet der jeweiligen Sachbearbeiterin bzw. des jeweiligen Sachbearbeiters.
Für die Rechnungsweiterleitung nutzen Sie bitte ausschließlich folgende Emailadresse:
E-Mail: rechnungen@ph-freiburg.de
Elektronische Rechnung
Registratur
Öffnungszeiten:
Mo, Mi, Fr: 9.00 - 13.00 Uhr
Die Registratur hat die zentrale Aufgabe, Dokumente und Akten zu erfassen, systematisch zu ordnen und aufzubewahren. Sie dient als Informationspool und stellt Schriftgut, Unterlagen und Daten bei Bedarf zur Verfügung.
An die Registratur zu geben sind grundsätzlich sämtliche Verträge und Vereinbarungen sowie alle Vorgänge von besonderer Relevanz wie z. B. die Kommunikation mit dem Wissenschaftsministerium und vergleichbaren Stellen. Weiter kann jede Art von Schriftgut der Registratur zu den Akten gegeben werden (digital oder Papier).
In der Registratur findet außerdem die Büromaterialausgabe statt. Bitte beachten Sie die angegebenen Öffnungszeiten.
Poststelle
Das elektronische Postfach unserer Poststelle ist zu erreichen unter poststelle(at)ph-freiburg.de
Die Poststelle verantwortet den zentralen Posteingang wie Postausgang für die gesamte Hochschule. Sie ist Servicestelle für die Paketannahme wie den Paketversand und organisiert die Verteilung des Post-/Paketeingangs. Weiter koordiniert die Poststelle die Verfügbarkeit der Dienstfahrzeuge und führt selbst Dienstfahrten aus.