E-Rechnung: Zentraler Rechnungseingang

Ab dem 01. Januar 2022 sind Sie als öffentlicher Auftragnehmer der Pädagogischen Hochschule Freiburg nach § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt nur für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer.

Bitte übermitteln Sie elektronische Rechnungen unter 1.000 € im vorgeschriebenen Format (vgl. FAQs) ausschließlich an rechnungen(at)ph-freiburg.de.

Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer können unter Angabe der Leitweg-ID 08-A3800-02 auch an die E-Mailadresse rechnung(at)service-bw.bwl.de  versandt oder über den zentralen Rechnungseingang https://service-bw.de/erechnung übermittelt werden:

Zum zentralen Rechnungseingang

Ihr Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) unsere Leitweg-ID aufweisen.

Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.

FAQs zur E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist laut ERechVOBW eine Rechnung, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Grundsätzlich ist der Datenaustauschstand XRechnung zu verwenden. Rechnungen wie z.B. im pdf-Format sind keine E-Rechnung nach dieser Vorschrift.

Ein Beispiel für eine E-Rechnung sehen sie hier.

Sie können die E-Rechnung an rechnungen(at)ph-freiburg.de übersenden.

Alternativ können Sie ab einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer die Rechnung unter Angabe der Leitweg-ID 08-A3800-02 über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung einreichen.
Die E-Rechnung kann zudem mit der erforderlichen Leitweg-ID 08-A3800-02 auch an die E-Mailadresse rechnung(at)service-bw.bwl.de versandt werden.

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in der E-Rechnung. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung der Pädagogischen Hochschule Freiburg zugeordnet werden. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die Bezahlung einer Rechnung angestoßen werden.

E-Rechnungen werden nur in diesen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten unterstützt:

  • XML-Dokument im Standard X-Rechnung oder konform zur EU-Norm 16931
  • PDF-Dokument im Format ZUGFeRD 2.0 (PDF mit eingebettetem, strukturierten XMLDokument, das der EU-Norm entspricht)

Die Inhalte einer E-Rechnung sind verpflichtend mit der Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen, der E-Mailadresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders, den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen und der Leitweg-ID.

Die E-Rechnung kann mit der erforderlichen Leitweg-ID an die E-Mailadresse rechnung(at)service-bw.bwl.de  versandt werden.
Weitere Informationen über den zentralen Rechnungseingang können Sie unter https://service-bw.de/erechnung einsehen.

Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist nach § 3 Abs. 4 ERechVOBW nicht verpflichtend, wenn der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt.

Ab dem 01.01.2026 dürfen unabhängig vom Rechnungsbetrag ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Die E-Rechnungen sollen künftig nach § 8 ERechVOBW von der Ausstellung bis zur Archivierung medienbruchfrei verarbeitet werden.

Das Serviceportal service-bw.de nimmt die E-Rechnungen für Einrichtungen des Landes zentral an. Bei der Übermittlung über das Serviceportal werden die Inhalte der E-Rechnung auf Vollständigkeit oder auf Schadprogramme geprüft.

Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis zum 31.12.2025 in dieser Form angenommen. Ab 01.01.2026 dürfen ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Bei technischen Fragen zum zentralen Rechnungseingang für E-Rechnungen wenden Sie sich bitte an: service-bw(at)im.bwl.de