Haushaltsglossar
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Aktmodelle
Anordnungsbefugnis
Mit der Zahlungsanordnung übernimmt der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass
- in der Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
- die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie andere Bescheinigungen in der Zahlungsanordnung bzw. auf der begründenden Unterlage von den dazu befugten Beschäftigten abgegeben worden sind und
- entsprechende Finanzmittel zur Verfügung stehen sowie bei dem angegebenen Kontierungsobjekt vereinnahmt oder verausgabt werden dürfen.
Die Anordnungsbefugnis überträgt entsprechend § 34 Ziff. 2.2 LHO der Kanzler als Beauftrage für den Haushalt.
Ausnahmen von der Anordnungsbefugnis:
Wer der Pädagogischen Hochschule Freiburg Rechnungen stellt, gegenüber der Pädagogischen Hochschule Freiburg Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Pädagogischen Hochschule Freiburg leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.
Aufmerksamkeiten in geringem Umfang
Bei Aufmerksamkeiten in geringem Umfang (wie Kaffee, Tee, Mineralwasser, Saft sowie Gebäck oder Obst) handelt es sich um keine Bewirtung. Diese werden als übliche Geste der Höflichkeit angesehen und gehören zu den laufenden Ausgaben. Vgl. Richtlinie für Repräsentationsausgaben und Bewirtung an der Pädagogischen Hochschule Freiburg (Anmeldung für Zugriff erforderlich)
Ausgabereste
Bis zum Ende des Haushaltsjahres nicht in Anspruch genommene Ausgabeermächtigung bei übertragbaren oder für übertragbar erklärten Mitteln des Gesamtetats.
Weitere Informationen: LHO BW (§ 45)
Beschaffung
Das Vorgehen zur Beschaffung von Gegenständen, Literatur, Software etc. ist in der Beschaffungsrichtlinie der Pädagogischen Hochschule Freiburg (Anmeldung für Zugriff erforderlich) geregelt. Die Formulare für Beschaffungsanträge, Bestellformular und Erstattung Barvorlage finden Sie ebenfalls auf der Homepage (Anmeldung für Zugriff erforderlich).
Dienst-Kfz
Die Dienstfahrzeuge der Pädagogischen Hochschule Freiburg stehen den Beschäftigten (nicht Studierende/stud. Hilfskräfte - über Ausnahmen entscheidet der Kanzler) für dienstlich erforderliche Fahrten entsprechend der Richtlinie zur Nutzung eines Dienstfahrzeuges zur Verfügung.
Voraussetzung ist die Erlaubnis zur Führung des Dienst-KFZ. Die Erlaubnisse zum Führen des DienstKFZ werden von der Abteilung Finanzen und Organisation ausgestellt. Vorzugsweise sind öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, außer die Nutzung eines Dienst-KFZ ist wirtschaftlicher (mehrere Dienstreisende, erhebliche Zeitersparnis) oder das Ziel ist anderweitig schwer bzw. nur mit unverhältnismäßigem Zeitaufwand zu erreichen.
Drittmittel
Drittmittel sind Geldzuwendungen, Sachleistungen und Gegenleistungen aus Verträgen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile für Aufgaben in der Forschung und Lehre nach § 2 Absatz 1 LHG (vgl. Nr. 1.2 DMRL). Hierbei wird zwischen öffentlichen Drittmitteln sowie Mitteln Privater unterschieden, wobei unter erstere Zuwendungen und Aufträge öffentlich-rechtlicher Einrichtungen sowie Drittmittel, die direkt oder indirekt Mitteln der öffentlichen Hand entstammen, fallen (vgl. Nr. 2.1 DMRL). Drittmittel sind also die Mittel, die nicht aus den der Hochschule zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln, sondern aus Mitteln Dritter, also auch Haushaltsmitteln anderer Ressorts des Landes sowie Mitteln des Bundes und anderer Körperschaften des öffentlichen Rechts, finanziert werden.
Hierbei werden folgende Arten von Drittmitteln unterschieden:
Zuwendungen für Forschung mit unbestimmter Gegenleistung
Dies sind Geld- oder Sachleistungen, die von öffentlicher oder privater Seite geleistet werden, für die keine bestimmte Gegenleistung, sondern lediglich Sach- und Abschlussberichte, Zwischen- und Verwendungsnachweise gefordert werden. Sie haben den Charakter einer Zusatzfinanzierung. Deren Zweck ist die Projekterfolgs- und Mittelverwaltungskontrolle.
Entgelte aus gegenleistungsgebundenen Forschungsaufträgen
Dies sind Geld- oder Sachleistungen von öffentlicher oder privater Seite, für die eine bestimmte Gegenleistung gefordert wird. Hierzu gehören die Forschungs- und Entwicklungsaufträge der Industrie.
Sonstige, gegenleistungsungebundene Drittmittel
Dies sind Geld- oder Sachleistungen von öffentlicher oder privater Seite, für die keine Gegenleistung gefordert wird. Hierzu gehören Spenden.
Nach § 13 Absatz 7 LHG sind die Mittel Dritter für den vom Drittmittelgeber bestimmten Zweck zu verwenden und nach dessen Bedingungen zu bewirtschaften.
Weitere Informationen: Destatis/DMRL
Druckaufträge
Für die Abwicklung der Drucke verwenden Sie bitte das hinterlegte Bestellformular.
Dieses reichen Sie bitte zusammen mit der gewünschten Vorlage (PDF-Format) an bestellung(at)ph-freiburg.de.
Die Koordination mit der Druckerei erfolgt nur über die zentrale Beschaffungsstelle.
Zum Leistungsumfang gehören grundsätzliche Drucke (für Klausuren, Skrpite, Berichte...) in
- A4, teilwiese A3
- schwarz-weiß, einseitig geheftet (vereinzelte farbig)
- schwarz-weiß, doppelseitig geheftet (vereinzelt farbig)
- gelocht
- teilweise mit Deckblättern
- Broschürendruck
Flyer, Plakate, usw. sind auf Anfragen möglich.
- Bestellformular Druckaufträge (Anmeldung für Zugriff erforderlich)
Exkursionen
Exkursionen und fachpraktische Datenerhebungen sind mehrtägige Lehrveranstaltungen" außerhalb" der Gebäude bzw. des Geländes der Pädagogischen Hochschule Freiburg. Darunter fallen nicht Tagesexkursionen, Geländepraktika im regionalen Kontext und weitere unmittelbar mit Lehrveranstaltungen verbundene Unternehmungen im Nahraum.
Es wird zwischen Pflichtexkursionen und optionalen Exkursionen unterschieden: Die Teilnahme an Pflichtexkursionen ist in den Studien- und Prüfungsordnungen verbindlich geregelt, d.h. sie ist für das Erreichen des Studienzieles nachzuweisen. Je nach Studienfach können jährlich mehrere Pflichtexkursionen vorgeschrieben sein. Grundsätzlich obliegt es den Studierenden die Kosten der Fahrten zu den Orten der Lehrveranstaltungen, Eintrittsgelder, sowie Unterkunft und Verpflegung zu decken. Eine Mischfinanzierung aus Mitteln der Pädagogischen Hochschule Freiburg, Spenden und einer Eigenbeteiligung der Studierenden ist möglich.
An Exkursionen nehmen Begleitperson(en) teil. Exkursionen und fachpraktische Datenerhebungen im Gelände sind Lehrveranstaltungen im Sinne von $ 2 Abs. 4 Satz 2 Lehrverpflichtungsverordnung (LWO). Für Lehrende und ggf. weitere Bedienstete der Hochschule sind Exkursionen Dienstreisen, die vorab genehmigt werden müssen.
- Richtlinie zur Planung und Durchführung von Exkursionen (Anmeldung für Zugriff erforderlich)
Finanzstelle
Die Finanzstellen dienen der richtigen Budgetzuordnung durch die Haushaltsabteilung und sollen die zweckentsprechende Verwendung der Mittel i.R. der landesweiten Rechnungslegung gewährleisten. Darüber hinaus sollen so aufwändige Umbuchungen im Haushaltssystem vermieden werden. Die entsprechenden Finanzstellen werden in der Regel im betr. Zuweisungsschreiben mitgeteilt.
Gebühren
Gem. § 7 Abs. 1 LGebG soll eine Gebühr die mit einer öffentlichen Leistung verbundenen Verwaltungskosten aller an der Leistung Beteiligten decken. Das Kostendeckungsprinzip ist ein zentraler Grundsatz der Gebührenbemessung. Damit ist die Hochschule verpflichtet, bei der Gebührenbemessung in einem ersten Schritt sämtliche mit einem Vorhaben (z.B. Forschungsprojekt, Weiterbildungsstudiengang) verbundenen direkten und indirekten Kosten zu berücksichtigen. Dies sind gem. § 2 Abs. 6 LGebG alle Kosten, die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ansatzfähig sind, insbesondere Personal- und Sachkosten, kalkulatorische Kosten einschließlich entsprechender Gemeinkostenanteile (Overhead). Für die Personalkosten kommen die Kostensätze laufbahnbezogen entsprechend der VwV Kostenfestlegung zum Tragen. Dabei werden auch Zuschlagssätze zu den reinen Personalkosten ausgewiesen, ein Overhead gemäß Trennungsrechnung wird daher hierbei nicht in Anschlag gebracht.
Geschenke/Belohnungen
Das Wissenschaftsministerium hat mit Schreiben vom 26. Mai 2023 (Az.: MWK 14-0301.4-2/1/3) die Wertgrenze für die Annahme von Belohnungen, Geschenken und sonstigen Vorteilen auf 35 Euro festgelegt. Bis zu diesem Betrag gilt die Zustimmung als allgemein erteilt.
Zu beachten ist dabei:
- Der Betrag gilt pro Kalenderjahr rückwirkend ab dem 1. Januar 2023.
- Wird die Wertgrenze überschritten, ist für die Annahme weiterer Zuwendungen die Genehmigung des Kanzlers erforderlich.
- Zuwendungen von Mitgliedern einer Personengruppe (z. B. Semester- oder Projektgruppe) werden dieser zugerechnet. Die Zurechnung gilt auch für Zuwendungen durch Angehörige eines Dritten (z. B. Unternehmen, Einrichtungen, Institutionen, Drittmittelgeber, sonstige Zuwendungsgeber). Erhält z. B. ein/e Professor/in eine Zuwendung von einer/einem Mitarbeiter/in eines Unternehmens in Höhe von 25 Euro, darf sie/er von einer/einem Mitarbeiter/in desselben Unternehmens nur noch eine weitere Zuwendung in Höhe von 10 Euro ohne gesonderte Genehmigung annehmen.
- Zuwendungen, welche die o. g. Wertgrenze einhalten (d. h. die Zustimmung zur Annahme ist allgemein erteilt), sind der Abteilung Finanzen und Organisation (Herr Bohlender; jens.bohlender(at)ph-freiburg.de) bis zum 31.1. des Folgejahres anzuzeigen Folgende Informationen sind dabei mitzuteilen:
Art der Zuwendungsgeber:
- Anzahl Fälle im Zusammenhang mit Drittmittelgebern
- Anzahl Fälle im Zusammenhang mit anderen externen Kooperationspartnern (z.B. Unternehmen, Einrichtungen, Institutionen, Verbände, etc.)
- Anzahl Fälle im Zusammenhang mit Studierenden
- Anzahl Fälle im Zusammenhang mit sonstigen Zuwendungsgebern
Art der Zuwendung:
- Sachwerte
- Geldwerte Leistungen
- Nähere Informationen und Hinweise (Anmeldung für Zugriff erforderlich)
Gruppierungsplan
Hauptgruppen (1. Stelle)
0=Einnahmen aus Steuern und steuerähnlichen Abgaben
1=Verwaltungseinnahmen, Einnahmen aus Schuldendienst und dgl.2=Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen mit Ausnahme für Investitionen
3=Einnahmen aus Schuldenaufnahmen, aus Zuweisungen und Zuschüssen für Investitionen; besondere Finanzierungseinnahmen
4=Personalausgaben
5=Sächliche Verwaltungsausgaben und Ausgaben für den Schuldendienst
6=Ausgaben für Zuweisungen und Zuschüsse mit Ausnahme für Investitionen
7=Baumaßnahmen
8=Sonstige Ausgaben für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen
9=Besondere Finanzierungsausgaben
Obergruppe (2. Stelle) – exemplarisch
81=Erwerb von beweglichen Sachen
Gruppe (3. Stelle) – exemplarisch
812=Erwerb von Geräten und sonstigen beweglichen Sachen
Hansefit
Die PH Freiburg kooperiert seit dem 01.11.2018 mit der Firma Hansefit. Durch die Zusammenarbeit mit Hansefit stehen den Beschäftigten des nichtwissenschaftlichen Bereichs eine Fülle von Fitness- und Sportmöglichkeiten bei zahlreichen Verbundpartnern zur Verfügung.
Honorar- und Werkvertrag
Damit der Vertrag rechtzeitig erstellt und abgeschlossen werden kann, muss das Antragsformular auf Erstellung eines Werk- oder Honorarvertrages mindestens 14 Tage vor Beginn der Vertragsleistung vollständig ausgefüllt und mit ggf. erforderlichen Anlagen bei der Abteilung Finanzen und Organisation vorliegen. Falls vor Genehmigung und Erstellung des Vertrages mit den Tätigkeiten begonnen wird, können Regressansprüche gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen entstehen, falls der Abschluss des beantragten Vertrages nicht möglich sein sollte.
Bitte beachten Sie, dass die Erstellung und Unterzeichnung von Werk- und Honorarverträgen ausschließlich durch die Abteilung Finanzen und Organisation erfolgen darf. Gerne können Sie dem Antragsformular jedoch bereits einen Vertragsentwurf auf Grundlage des Musters beilegen und zugleich per E-Mail an werk-honorarvertrag(at)ph-freiburg.de senden.
Kapitel
Einzelpläne sind im Wesentlichen die Pläne der einzelnen Ministerien und der Verfassungsorgane. Ein Kapitel untergliedert den Einzelplan nach Verwaltungszweigen (Behörden) oder nach Sachgebieten/Fachaufgaben.
Kassenanschlag
Bewilligung finanzieller Mittel (Einnahmen und Ausgaben), Verpflichtungsermächtigungen, Planstellen und anderen Stellen des Landes, die der PH Freiburg zur Verfügung gestellt werden.
Kostenart/Sachkonto
Kostenarten oder Sachkonten dienen der systematischen Erfassung und Klassifizierung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung der Leistungen entstehen.
Der seit 2005 auch im Hochschulbereich einzusetzende bundeseinheitliche Verwaltungskontenrahmen (bVKR) gibt die verbindliche Mindeststrukturierung und –numerik vor.
Ziel dieses einheitlichen Kontenrahmens ist es,
a. Klarheit und Übersichtlichkeit durch einen einheitlichen Aufbau der Kontenklassen, Kontengruppen und Hauptkonten zu gewinnen,
b. eine einheitliche Zuordnung von grundlegenden Buchungsvorfällen zu gewährleisten,
c. die Vergleichbarkeit zwischen den Hochschulen zu erhöhen,
Der Bundesverwaltungskontenrahmen hat seinen Ursprung im Industriekontenrahmen (IKR), dieser wurde für die Anwendung im öffentlichen Bereich modifiziert. Die Struktur des IKR im Sinne seiner Kontenklassen blieb jedoch unverändert.
- Klasse 0: Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen
- Klasse 1: Finanzanlagen
- Klasse 2: Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung
- Klasse 3: Eigenkapital, Sonderposten und Rückstellungen
- Klasse 4: Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung
- Klasse 5: Erträge
- Klasse 6: Sach- und Personalaufwendungen
- Klasse 7: Weitere Aufwendungen
- Klasse 8: Abschluss und kamerale Abgrenzung
- Klasse 9: Kosten- und Leistungsrechnung
Kostenstelle
Über Kostenstelle wird der Ort der Ressourceninanspruchnahme und Leistungserstellung systematisch abgebildet. Die Gliederung der Kostenstellen erfolgt hierarchisch und orientiert sich an den organisatorischen Strukturen der Hochschule.
Zum 1. Januar 2020 erfolgte an der Pädagogischen Hochschule Freiburg die Neuausrichtung der Kostenstellensystematik. Hintergrund ist eine Verschlankung der bisherigen Numerik sowie Angleichung an die Vorgaben der landeseinheitlichen Systematik, resultierend aus dem KLR-Fachkonzept. Die Struktur folgt damit der sogenannten Walter-Systematik:
Numerik «1»: Lehrbereich
Numerik «2»: Gemeinsame Einrichtungen mehrerer Fachbereiche/Fakultäten
Numerik «3»: Hochschulleitung und zentrale Verwaltung
Numerik «4»: Zentrale Einrichtungen
Numerik «8»: Gebäude/Räume
Numerik «9»: Sonstige Einrichtungen
Kostenträger
Die hochschulischen Kostenträger umfassen die Leistungsbereiche der Hochschule. Es werden in Baden-Württemberg drei Produktbereiche unterschieden: Lehre, Forschung und Sonstige Dienstleistungen.
Die Produktbereiche ergeben sich aufgrund von «klaren Zuordnungen» (Lehre unter Numerik «1»; Forschung und Dienstleistung unter Numerik «2») sowie Verrechnungen aus den KST und KTR, Kostenträger der Hochschule fußen auf der 5-stelligen Numerik der Kostenstellen und differenzieren die Ebenen Abteilungen1, Professor*innen, Einrichtungen der Institute (Numerik «1», in den sonstigen Bereichen erfolgt eine Durchnummerierung). An der Zusammensetzung der Kostenträger (=5-stellige Kostenstelle + 3 Ziffern) ist erkennbar, um welche „Art“ von Mitteln es sich handelt, also z.B.
- um die jährlich von der Fakultät zugewiesenen Haushaltsmittel für Lehre und Forschung
- um Projekte wie Tagungen, SALAM oder Exkursionen.
- Konten für Berufungszusagen und LoMV-Mittel (Leistungsorientierte Mittel-Verteilung).
Kostenträger: 8-stellig = KoStelle(5 Ziff.) + Kennziffer + lf. Zähler (01,022)
Kostenträger (8-stellig): Die Kostenstelle der jew. Lehreinheit (Institut) wird ergänzt mit einer Kennziffer und zweistellig nummeriert. So werden unterschiedliche Mittel“arten“ und Zugehörigkeiten der Kostenträger in einer Lehreinheit gekennzeichnet.
0 = Fak.mittel (jährliche Haushaltsmittel
1 = Veranstaltungen
2 = Exkursionen
4 = Berufungszusagen
6 = LoMV
8 = Bezahlstudiengänge
1In den Fakultäten 2 und 3 entsprechen Abteilungen Lehreinheiten, sodass diese durch KST abgebildet werden.
2Lf. Zähler steht hierbei für die Nummerierung jeder einzelnen „Veranstaltung“, „Exkursion“…
Laufende Ausgaben
Laufende Mittel für Lehre und Forschung. Diese umfassen den Teil der Hochschulausgaben, den der Hochschulträger aus eigenen Mitteln der PH Freiburg für laufende Zwecke zur Verfügung stellt. Sie werden ermittelt, indem von den Ausgaben der Hochschulen für laufende Zwecke (z.B. Personalausgaben, Unterhaltung der Grundstücke und Gebäude, sächliche Verwaltungsausgaben) die Verwaltungs- und Drittmitteleinnahmen abgezogen werden. Die laufenden Grundmittel enthalten keine Investitionsausgaben.
Weitere Infos: Destatis
Lehreinheiten
Innerhalb der Fakultätsstruktur bilden Lehreinheiten die Kostenstellen. Die Lehreinheitensind dabei (virtuelle) Organisationseinheiten, die gem. Kapazitätsverordnung (KapVO) die überwiegende Lehrleistung zu den ihnen zugeordneten Studiengängen liefern. Sie sind das Bindeglied zwischen den Lehre-anbietenden wissenschaftlichen Einrichtungen (Kostenstellen) und Kostenträgern im Bereich Lehre (Fachprodukt Studiengang).
LoMV-Mittel
leistungsorientierte Mittelverteilung: die Mittel werden pro Jahr rückwirkend an Hand der Drittmittelausgaben und begleiteten Promotionen berechnet und verteilt.
Mittelbindung
Mittel, die durch eine Ausschreibung, Bestellung oder Beauftragung gebunden sind.
Mittelreservierung
Erfassung erwarteter Ausgaben, bei denen zum augenblicklichen Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, durch welchen Vorgang (Bestellung, Materialreservierung, etc.) sie später tatsächlich verursacht werden. Damit können frühzeitig Teile des Gesamtetats reserviert werden.
Mittelverteilungsmodell
Finanzielle Grundausstattung der Fakultäten aus Kapitel 1426 TG 71. Grundprinzip "Geld folgt Studierenden". Berechnung erfolgt jährlich mit den Kriterien: Studierendenzahlen, Fachfaktor, Curricularwerte. Budgetzuweisung wird durch die Finanzabteilung vorgenommen.
Pfand
Regelmäßig werden Rechnungen mit Pfand zur Zahlung eingereicht. Pfand darf jedoch nicht erstattet werden.
Bei Barvorlagen wird der erstattete Betrag um den Anteil des Pfandes gekürzt.
Sind Rechnungen mit einem Pfand-Anteil direkt auszubezahlen (z.B. an Studierendenwerk Freiburg für Mensa / Lieferungen Catering), wird im Sinne einer positiven Außenwirkung die Rechnung als Gesamtsumme komplett ausgezahlt.
Grundsätzlich ist in solchen Konstellationen zu prüfen, inwieweit Getränkeflaschen mit Pfand zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies obliegt dem Besteller unter Grundlage der aktuellen Repräsentationsrichtlinie. Der Besteller trägt die Verantwortung für eventuelle Pfandrückstände und übernimmt diese, analog dem Verfahren bei der Barvorlage, mit seinem Privatvermögen, und zahlt offene Pfandforderungen in der Zahlstelle ein.
Probandenvergütung
Für Studien/Experimente im Rahmen von Forschungsprojekten können Probandenvergütungen ausgezahlt werden. Bitte beachten Sie bei der Auszahlung von Probandenvergütungen den Vordruck „Erstattung von Auslagen für Probandenvergütungen“.
Publikationsrichtlinie
Die Publikationsrichtlinie dient der eindeutigen und einheitlichen Benennung der Hochschule in Publikationen zur Verbesserung der Sichtbarkeit ihrer Forschenden. Darüber hinaus gilt sie für alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die im Rahmen eines Gastaufenthalts an der Pädagogischen Hochschule Freiburg forschen und publizieren. Soweit Publikationen einen unmittelbaren Bezug zur Pädagogischen Hochschule Freiburg haben, gilt die Richtlinie auch für Honorarprofessorinnen und Honorarprofessoren.
Qualitätssicherungsmittel
Mit dem Wegfall der Studiengebühren erhielten die Hochschulen in Baden-Württemberg eine Unterstützung des Landes nach dem Qualitätssicherungsgesetz. Mit dem Hochschulfinanzierungsvertrag 2015 - 2020 wurden diese Mittel in die Grundlast überführt.
Weitere Infos: MWK
QIS-FSV
Über das Programm QIS-FSV erhalten Sie Auskünfte zum Kontenstand und zu Einzelbuchungen auf Kostenstellen und Kostenträgern. Bitte beantragen Sie einen Zugang bei
- Maren Mihlan für Projekte im Drittmittelbereich: maren.mihlan(at)ph-freiburg.de
- Jens Bohlender für alle weiteren Kostenstellen / Kostenträgern
Rechnerisch-Richtig-Feststellung
Mit der Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit bescheinigt der Feststeller, dass
- die in der Zahlungsanordnung und den begründenden Unterlagen enthaltenen tatsächlichen Angaben (z.B. Name des Zahlungsempfängers, Bankverbindung, Betrag) richtig sind,
- der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag mit den Berechnungsunterlagen (z.B. Aufträge oder Gebührenordnungen) übereinstimmt,
- Skontobeträge nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen berücksichtigt sind,
- Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
- die Rechnung oder sonstige zahlungsbegründende Unterlage nachgerechnet bzw. Belege in Fremdwährung korrekt in Euro umgerechnet wurden (nur Papieranordnungen).
Zeichnungsbefugnis und Aufgaben sind grundsätzlich identisch mit dem Aufgabengebiet des Rechnungsbearbeiters.
Ausnahmen von der Rechnerisch-Richtig-Feststellung:
Wer der Pädagogischen Hochschule Freiburg Rechnungen stellt, gegenüber der Pädagogischen Hochschule Freiburg Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Pädagogischen Hochschule Freiburg leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.
Rechnung
Rechnungen bitte nach Prüfung und Feststellung der sachlichen Richtigkeit unter Angabe der Finanzierung im Sachgebiet Haushalt und Organisation zur Zahlung einreichen (s. Zahlungsbegründende Unterlagen).
Reisekostenabrechnung Extern
Bspw. externe Prüfer:innen, externe Mitglieder:innen bei Expertenhearings, externe Mitglieder:innen bei Berufungskommissionen, Stipendiaten/Stipendiatinnen.
Repräsentationsausgaben
Unter Repräsentationsausgaben werden Gastgeschenke und Zuwendungen an außerhalb der Pädagogischen Hochschule Freiburg stehende Personen/Einrichtungen verstanden. Nicht zulässig sind Geschenke an eigene Bedienstete (Geld- und Sachleistungen) oder deren Angehörige. Für Repräsentationsausgaben dürfen generell keine Spendengelder eingesetzt werden, für welche eine Spendenbescheinigung (Zuwendungsbescheinigung) ausgestellt wurde. Vgl. Richtlinie für Repräsentationsausgaben und Bewirtung an der Pädagogischen Hochschule Freiburg (Anmeldung für Zugriff erforderlich).
Sachlich-Richtig-Feststellung
Mit der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit bescheinigt der Feststeller, dass
- die Zahlungsanordnung und die begründenden Unterlagen alle erforderlichen Angaben enthalten (insb. Anlass und Höhe der Zahlung),
- die durch den Rechnerisch-Richtig-Feststeller vorgenommenen Angaben zu Zahlungsempfänger und anrechenbaren Beträgen vollständig und korrekt sind,
- bei der Festsetzung der zu erhebenden Haushaltseinnahme oder zu leistenden Haushaltsausgabe nach den bestehenden Bestimmungen und nach dem Grundsatz der Sparsamkeit verfahren wurde (z.B. Einhaltung des Vergaberechts, belegt durch die Vergabedokumentation),
- die Lieferung oder Leistung sowohl hinsichtlich der Art als auch hinsichtlich der Ausführung tatsächlich erforderlich war (Grundsatz der Wirtschaftlichkeit),
- die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt wurde.
Die Zahlungsanordnung einschließlich ihrer zahlungsbegründenden Unterlagen muss so aussagekräftig sein, dass sie für eine Person, die nicht an der Erstellung dieser Zahlungsanordnung beteiligt war, abschließend und selbsterklärend ist.
Ausnahmen von der Sachlich-Richtig-Feststellung:
Wer der Pädagogischen Hochschule Freiburg Rechnungen stellt, gegenüber der Pädagogischen Hochschule Freiburg Abrechnungen geltend macht oder Zahlungen an die Pädagogischen Hochschule Freiburg leistet, darf diese nicht selbst als sachlich richtig bescheinigen oder zur Auszahlung bzw. Annahme anordnen. Dies muss eine andere Person leisten, die berechtigt ist und die entsprechenden Befugnisse besitzt.
Titel
Titel sind die konkrete Bezeichnung der Einnahmen und Ausgaben der jeweiligen Behörde. Sie werden durch den sogenannten Gruppierungsplan nach ökonomischen Arten eingeteilt. Zusätzlich erlaubt der Funktionenplan eine Einteilung der Einnahmen und Ausgaben nach der Art der öffentlichen Aufgaben (Funktionen).
Titelgruppe
Titel mit übergeordneter Zweckbestimmung können zu einer Titelgruppe zusammengefasst werden.
In der 4. Ziffer des Titels wird die Titelgruppe kenntlich gemacht. Es sind Ziffern von 1 bis 9 zu verwenden, um sie von den übrigen Titeln, für die eine 0 vorgesehen ist, zu unterscheiden.
Werden über die in der vorletzten Stelle (4. Ziffer) der Titelnummer verfügbaren Ziffern hinaus weitere Titelgruppen benötigt, so sind diese in der vorletzten und letzten Stelle von den übrigen Titeln zu unterscheiden.
Titelstruktur des Haushaltskapitels 1426 der Pädagogischen Hochschule Freiburg
Einnahmen
- 281 02 Erstattung von Personalausgaben für Stiftungsprofessuren und sonstige Personal-kostenerstattungen
- TG 71:
- 111 71 Benutzungs- und Untersuchungsgebühren sowie sonstige Entgelte
- 119 71 Sonstige Einnahmen
- 282 71 Beiträge und sonstige Zuwendungen für Exkursionen
- TG 92 (Drittmittel):
- 231 92 Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen aus dem öffentlichen Bereich
- 281 92 Einnahmen aus Zuwendungen und Zuschüssen aus dem sonstigen Bereich
- 381 92 Einnahmen für besondere Zwecke aus anderen Kapiteln des Staatshaushaltsplans
Ausgaben
- 422 01 Bezüge und Nebenleistungen der Beamtinnen und Beamten
- 422 02 Bezüge und Nebenleistungen für abgeordnete Beamtinnen und Beamte
- 422 04 Leistungsprämien für Beamtinnen und Beamte gem. § 76 LBesGBW
- 428 01 Entgelte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Beschäftigte)
- 428 05 Zeitzuschläge, Überstundenentgelte und Entgelte für Mehrarbeit für Beschäftigte
- 429 01 Sonstige Personalausgaben
- 547 01 Sächliche Verwaltungsausgaben
- 812 20 Ausstattungsmaßnahmen
- TG 71:
- 429 71 Personalaufwand
- 547 71 Sachaufwand
- 681 71 Stipendien
- 811 71 Erwerb von Dienstfahrzeugen
- 812 71 Erwerb von Maschinen, Geräten, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenständen u. dgl.
- 981 71 Haushaltstechnische Verrechnungen
- TG 92 (Drittmittel):
- 429 92 Personalaufwand
- 547 92 Sachaufwand
- 681 92 Stipendien
- 811 92 Erwerb von Dienstfahrzeugen und dgl.
- 812 92 Erwerb von Maschinen, Geräten, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenständen
- 981 92 Zuführung an Kap. 1208 Tit 381 01, 381 04 bzw. 381 71
Umbuchungen und Verrechnungen
Eine Umbuchung im Haushaltswesen erfolgt im Regelfall nur zur Korrektur einer falschen Kontierung (Kapitel, Titel, Kostenstelle, Kostenart, Projekt) einer bereits gebuchten Zahlung.
Folgende Sachverhalte werden über Umbuchungen erfasst:
- Aufteilung von Ausgaben, wenn z.B. an einer Beschaffung zwei oder mehr Kostenstellen/Projekte beteiligt sind,
- Verteilung von zunächst zentral gezahlten Ausgaben wie z.B. Fernmelde-/Telefongebühren, Stellenausschreibungen,
- Gutschriften aus Vorjahren,
- Erstattung von Personalausgaben aus Projekten für Erstattungsstellen im Haushalt.
Ausgabeumbuchungen werden i.d.R. im Sachmittelbereich durchgeführt. Sollten Umbuchungen von Personalausgaben notwendig werden (beispielsweise durch die Umsetzung einer Person auf eine andere Kostenstelle oder ein anderes Projekt), erfolgt dies über die Personalabteilung.
Interne Leistungsverrechnung innerhalb der PH Freiburg werden bei einem internen Bezug von Lieferungen und Leistungen durchgeführt.
Der zu verrechnende Erstattungsbetrag bemisst sich wie folgt:
Es ist der volle Wert der zugrunde liegenden internen Leistung anzusetzen, dabei ist ein unangemessener Ermittlungsaufwand zu vermeiden; notfalls ist der Aufwand der Leistung zu schätzen. Als Aufwendungen sind für die Leistungserbringung alle in diesem Zusammenhang entstandenen und ggf. anhand der Kosten- und Leistungsrechnung ermittelten Kosten anzusetzen.
Als Grundlage dienen die Kalkulationsschema im Drittmittelbereich auf Basis der VwV Kostenfestlegung und Norm-/Plankostensätze des Wissenschaftsministeriums.
Wäscheservice
Zu reinigende dienstliche Wäsche (etwa von den Gästedozentenwohnungen) können im Keller des KG 4 (gegenüber Hausmeisterei) abgegeben werden. Hierfür füllen Sie bitte das entsprechende Formblatt aus und befestigen Sie es an Ihrem Stapel. Die Lieferscheine fügen Sie bitte der Rechnung bei oder senden Sie dem Sachgebiet Haushalt.
Zahlungsbegründende Unterlagen
Gemäß der Landeshaushaltsordnung für Baden-Württemberg (LHO) und der zugehörigen Verwaltungsvorschrift (VV) muss jeder förmlichen Zahlungsanordnung eine begründende Unterlage beiliegen, aus der Zweck und Anlass der Zahlung hervorgeht. Solche begründenden Unterlagen sind z. B. Kostenrechnungen über Lieferungen und Leistungen, Verträge sowie Bewilligungsbescheide.
Aus den Unterlagen muss zweifelsfrei hervorgehen
- wer Empfänger bzw. Einzahler der Zahlung ist
- für welche Leistung das Geld gezahlt wird
- wie der Betrag berechnet ist
- worin der Rechtsgrund der Zahlung besteht (Vereinbarung, Rechnung etc.)
Bitte beachten Sie, dass Kassenanordnungen (Annahme-, Auszahlungs- sowie Umbuchungsanordnungen) generell ohne zahlungsbegründende Unterlagen nicht gebucht werden dürfen.
Nicht lesbare bzw. nicht eindeutig lesbare Kassenanordnungen und ihre zahlungsbegründende Unterlagen können nicht verarbeitet werden und müssen an die Einrichtungen zurückgesandt werden. Nur lesbare Unterlagen werden für den Zahlungsverkehr angenommen. Dies betrifft in der Regel handschriftlich ausgefüllte Kassenanordnungen bzw. deren zahlungsbegründende Unterlagen. Kassenanordnungen, deren zahlungsbegründende Unterlagen unvollständig ausgefüllt sind, müssen ebenso an die Einrichtungen zurückgesandt werden.
Rechtsgrundlagen:
- § 70 - 79 der LHO
- VV zu den §§ 70 - 79 der LHOZiffer 1.2 i. V. m. Ziffer 3, 4.8 und 25.6
- Anlage 1 (Begriffsbestimmungen zu den Verwaltungsvorschriften zu Teil IV LHO)
- Anlage 3 zu VV Nummer 4.2.2 zu §§ 70 bis 79 LHO (Bestimmungen zum Umgang mit Anordnungen in Schriftform)
Zeichnungsbefugnis
Mit der Zeichnungsbefugnis wird Beschäftigten der Pädagogischen Hochschule Freiburg das Recht übertragen, Anordnungen an die Abteilung Finanzen und Organisation zu zeichnen, also als richtig zu bescheinigen (Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit) und anzuweisen (Anordnung). Eine Anordnung kann dabei bedeuten, Einzahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung), Auszahlungen zu leisten (Auszahlungsanordnung) oder bereits gebuchte Anordnungen zu ändern (Umbuchungen).Weiter wird dadurch die Möglichkeit geschaffen, Haushaltsbelastungen (Beschaffungen/Personal) zu initiieren.
Gemäß Landeshaushaltsordnung (LHO) und Landeshochschulgesetz (LHG) sind der Rektor als Dienststellenleiter sowie der Kanzler als Haushaltsbeauftragter1 anordnungsbefugt. Sie können diese Befugnis auf weitere Mitarbeiter der Dienststelle Pädagogische Hochschule Freiburg übertragen.
Mit der Zeichnungsbefugnis wird Beschäftigten der Pädagogischen Hochschule Freiburg das Recht übertragen, Anordnungen an die Abteilung Finanzen und Organisation zu zeichnen, also als richtig zu bescheinigen (Feststellung der rechnerischen bzw. sachlichen Richtigkeit) und anzuweisen (Anordnung). Eine Anordnung kann dabei bedeuten, Einzahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung), Auszahlungen zu leisten (Auszahlungsanordnung) oder bereits gebuchte Anordnungen zu ändern (Umbuchungen).
Weiter wird dadurch die Möglichkeit geschaffen, Haushaltsbelastungen (Beschaffungen/Personal) zu initiieren.
Gemäß Landeshaushaltsordnung (LHO) und Landeshochschulgesetz (LHG) sind der Rektor als Dienststellenleiter sowie der Kanzler als Haushaltsbeauftragter[1] anordnungsbefugt. Sie können diese Befugnis auf weitere Mitarbeiter der Dienststelle Pädagogische Hochschule Freiburg übertragen.
Dies erfolgt mit dem Formular „Bestellung zum Beschaffungsbeauftragten / Haushaltsbevollmächtigten“.
Die Verantwortung für die jeweiligen Ressourcen liegt unterhalb der Gesamtverantwortung des Rektors bzw. Kanzlers auf der Ebene der Dekanate, Einrichtungen bzw. Projekt und wird durch die jeweiligen Leitungen bzw. deren Stellvertretungen ausgeübt.
Regeln im Verhältnis der Zeichnungsbefugten zueinander
Die Datenerfassung und die Freigabe müssen von verschiedenen Personen ausgeübt werden (4-Augen-Prinzip der LHO). Dies wird in Bezug auf das HIS-System dadurch sichergestellt, dass mindestens die Rollen Belegvorerfassung und Anordnung von verschiedenen Personen ausgeübt werden müssen.
Zeichnungsbefugte Personen
Grundsatz: Nur Beschäftigte der Pädagogischen Hochschule Freiburg können Zeichnungsbefugnisse erhalten.
Keine Zeichnungsbefugnisse erhalten (Ausnahmen s. u.):
- ehemalige Beschäftigte und Beschäftigte im Ruhestand,
- Beschäftigte einer Vergütungsgruppe < E3/A5 für die Rechnerisch-Richtig-Feststellung bzw.
- Beschäftigte einer Vergütungsgruppe < E9/A9 für die Sachlich-Richtig-Feststellung,
- Auszubildende,
- Wissenschaftliche und Studentische Hilfskräfte,
- Aushilfskräfte,
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobs),
- Lehrbeauftragte,
- Stipendiaten.
Ausnahmen:
Beschäftigte mit einer Vergütungsgruppe < E9/A9 erhalten die Befugnis zur sachlichen Richtigzeichnung ausnahmsweise, wenn sich diese Befugnis auf ihren Verantwortungsbereich beschränkt und eine gesonderte Bestellung des Kanzlers vorliegt.
Ehemalige Beschäftigte und Beschäftigte im Ruhestand können die Zeichnungsbefugnis ausnahmsweise in folgenden Fällen erhalten:
Die/Der Beschäftigte beendet ein laufendes Projekt und hat in diesem Zusammenhang einen Vertrag über eine unentgeltliche Tätigkeit geschlossen.
Seniorprofessuren können die Zeichnungsbefugnis erhalten, wenn ihnen Mittel zur Verfügung gestellt werden und sie darüber verfügen dürfen. Alternativ kann ein anderer Zeichnungsbefugter der Einrichtung mit der Mittelverwaltung und -freigabe betraut werden und diese in Abstimmung mit dem ehemaligen Beschäftigten/Seniorprofessor ausüben.
Prozess der Erteilung und des Entzugs der Zeichnungsbefugnisse
Sofern die Zeichnungsbefugnis nicht qua Amtes bzw. Eingruppierung (Sachliche/Rechnerisch-Richtig-Feststellung) gegeben ist, wird diese für den Bereich der Anordnungsbefugnis sowie Ressourcenbelastung durch den Kanzler erteilt.
In Bezug auf die Ressourcenbelastung ist das Formular „Bestellung zum Beschaffungsbeauftragten / Haushaltsbevollmächtigten“ zu verwenden.Die Zeichnungsbefugnisse werden automatisch mit Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses mit der Pädagogischen Hochschule Freiburg entzogen. Soll die Zeichnungsbefugnis vorher entzogen werden (z. B. aufgrund Wechsel des Aufgabengebiets oder der Einrichtung), hat dies die jeweilige Leitung dem Abteilungsleiter Finanzen und Organisation mitzuteilen.Die Zeichnungsbefugnis kann aus begründetem Anlass durch den Kanzler oder den Abteilungsleiter Finanzen und Organisation entzogen werden.
1Beauftragter für den Haushalt (gem. § 9 Landeshaushaltsordnung – LHO): Der Kanzler ist hauptamtliches Mitglied des Rektorats mit fest zugewiesenen Aufgabenbereichen: Wirtschafts- und Personalverwaltung. Er ist in dieser Funktion der Beauftragte für den Haushalt und hat in diesem Bereich ein Vetorecht gegen Maßnahmen, die er für rechtswidrig oder unwirtschaftlich hält. Er ist zugleich Leiter der Hochschulverwaltung
Zuwendungsbescheinigung/-bestätigung
Verfahren:
- Erstellung und Zeichnung der Drittmittelanzeige durch den Projektleiter (mit Hinweis auf Einwerbung Spende)
- Vorlage der DMA im Rektorat durch SG Drittmittel
- Anschließend Zeichnung durch Rektor o.V.i.A.
- Mitteilung über die Annahme des Projekts durch die HS an die Projektleitung
- Abruf der Mittel/Spende beim Mittelgeber durch SG Drittmittel. Übersendung der Datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung im Rahmen der Erhebung für den Sponsoringbericht der Landesregierung
- Nach Geldeingang Erstellung und Versand der Zuwendungsbestätigung (Zeichnung durch Rektorat) durch SGL Drittmittel