Abteilung Finanzen und Organisation

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Finanzen und Organisation unterstützen die Mitglieder der Hochschule bei der Verwaltung und der Verwendung von Landesmitteln sowie Drittmitteln. Sie sind Ansprechperson für Fragen der Buchhaltung und des Zahlungsverkehrs, bei Vertrags- sowie Steuerthemen.

Leitung

Grundsatzangelegenheiten Haushalt sowie Vertrags- und Steuerwesen, Finanzplanung, Controlling

Leiter Abteilung Finanzen und Organisation

Jens Bohlender

Address/Room
KG 2, 102b
 
Phone +49 761 682-253
E-Mail jens.bohlender(at)ph-freiburg.de
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Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studierende werden von der Abteilung Finanzen und Organisation bei der Verwaltung und Verwendung der ihnen zur Verfügung stehenden Landes- und Drittmittel unterstützt. Wirtschaftlichkeit und ein nachvollziehbarer Nachweis über die Mittelverwendung sind die übergeordneten Aufgaben und Ziele der Abteilung. Als Leiter der Abteilung bin ich Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen und Probleme im Zusammenhang mit der Verwendung von Haushalts- und Drittmitteln, etwa im Hinblick auf das Haushalts-, Vergabe- und Steuerrecht. Nicht zuletzt ist auch die Transparenz der Finanzströme ein Anliegen der Abteilung, denn nur dadurch lassen sich extern Rechenschaft ablegen und intern die notwendigen Schlüsse für die zukünftigen Finanzplanungen ziehen.

Unsere Abteilung begleitet die Mitglieder der Hochschule entlang der Vorgaben durch Gesetze und Landeshaushaltsverordnung und unterstützt Sie bei Fragen und anstehenden Aufgaben.

Besteuerung der Hochschule

Steuerreferent

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Steuerreferent & Datenschutzkoordinator

Jacob Wolf

Address/Room
KG 2, 211
 
Phone +49 761 682-930
E-Mail jacob.wolf(at)ph-freiburg.de
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Die Servicestelle Steuern für die Pädagogischen Hochschulen des Landes hat die Aufgabe, Sie in steuerlichen Angelegenheiten und Problemen im Bereich der Hochschulbesteuerung zu unterstützen und hier eine korrekte Besteuerung zu gewährleisten.

Steuerliche Themen sind relevant:

  • Zusammenarbeit mit der Industrie bei Forschungsaufgaben (Auftragsforschung)
  • Vermarktung und Verwertung wissenschaftlicher Erkenntnisse (z.B. Materialprüfung, Gutachten, Vorträge gegen Entgelt)
  • Übernahme von Verwaltungstätigkeiten gegen Entgelt (z.B. Projektträgerschaften)
  • Sponsorin bzw. Werbung (z. B. bei von Fachbereichen organisierten Fachtagungen) 

Weitere steuerrelevanten Fragen können z. B. sein:

  • Besonderheiten bei Auslandsrechnungen (Stichworte: Innergemeinschaftliche Erwerbe, Reverse-Charge-Verfahren)
  • Einschätzung von steuerfreien und steuerpflichtigen Dienstleistungen
  • Steuerpflicht beim Verkauf von Geräten und Gerätekomponenten
  • Steuerrechtliche Beurteilung von Personalgestellungen, Gastdozenten, Lehrbeauftragten

Für Fragen steht Ihnen als Ansprechpartner Jacob Wolf zur Verfügung.

Tax Compliance: Bewertung und Kontrolle steuerrelevanter Sachverhalte; Schulung und Informationen insbesondere zur Umsatzsteuer

Sachgebiet Haushalt und Organisation

E-Mail: rechnungen(at)ph-freiburg.de

Sachgebietsleiterin

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Sachgebietsleiterin Haushalt und Organisation

Ragna Haulitschke

Address/Room
KG 2, 106
 
Phone +49 761 682-268
E-Mail ragna.haulitschke(at)ph-freiburg.de
Details

Das Sachgebiet befasst sich mit den Themen Haushalt, Zentrale Beschaffung sowie Registratur und Poststelle mit Fahrdiensten. Zu ihrem Service zählen die Beratung der Einrichtungen in Finanzangelegenheiten, die Budgetierung der Finanzmittel und die Beratung bei deren Verwendung. Die zentrale Beschaffungsstelle innerhalb des Sachgebietes führt formelle Vergabeverfahren wie Ausschreibungen oder Verhandlungsverfahren durch, vereinbart Rahmenverträge für verschiedene Waren und Dienstleistungen und berät im Zusammenhang mit Beschaffungen, etwa von Mobiliar.

Wichtige Informationen und Begriffe können Sie dem Haushaltsglossar entnehmen.

Zentrale Beschaffungsstelle

E-Mail: bestellungen(at)ph-freiburg.de

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Beschaffungen

Sophie Rombach

Address/Room
KG 2, 105
 
Phone +49 761 682-586
E-Mail sophie.rombach(at)ph-freiburg.de
Details

Die zentrale Beschaffungsstelle ist Ansprechpartner in Grundsatzangelegenheiten des Beschaffungswesens, des Vergaberechts, der Organisation des Beschaffungswesens sowie der Durchführung formaler Vergabeverfahren für Waren und Dienstleistungen gemäß der gültigen Beschaffungsrichtlinie der Hochschule. Weitere Aufgaben sind die Inventarisierung sowie Aussonderung.

Zahlstelle

E-Mail: zahlstelle(at)ph-freiburg.de

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Zahlstelle

Renate Walter

Address/Room
KG 2, 102 A
 
Phone +49 761 682-254
E-Mail renate.walter(at)ph-freiburg.de
Details

Die Zahlstelle berät sie in folgenden Fragen:

  • Abwicklung des baren und unbaren Zahlungsverkehrs
  • Erhebung von Einnahmen
  • Leistung von Ausgaben
  • Ausgabe und Rücknahme der PH-Pfand-Card
  • Verwaltung von Verwahrungen
  • Bestandspflege der Dienstsiegel
  • Ausstellung von Dienstausweisen

Buchhaltung

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Finanzsachbearbeiterin, Kontaktperson Fakultät III - TD - Räume // Personal Gastvorträge, Werk-/Honorarverträge

Anne Brockmann

Address/Room
KG 2, 107
 
Phone +49 761 682-343
E-Mail anne.brockmann(at)ph-freiburg.de
Details
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Finanzsachbearbeiterin, Kontaktperson Fakultät II

Julia Michel

Address/Room
KG 2, Raum 108
 
Phone +49 761 682-311
E-Mail julia.michel(at)ph-freiburg.de
Details
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Finanzsachbearbeiterin, Hansefit, Fahrtenberechtigungen, Sekretariat

Viola Pfefferle

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Finanzsachbearbeiterin, Kontaktperson Fakultät I, ZIK, BIB, AAA, TD und SSC

Irina Reh

Address/Room
KG 2, 108
 
Phone +49 761 682-361
E-Mail irina.reh(at)ph-freiburg.de
Details

Die Buchhaltung weist Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern sowie interne Zahlungsvorgänge an. Für eine korrekte Verbuchung und Ausbezahlung benötigen die Kolleg*innen die sachliche Richtigzeichnung und die Festlegung der jeweiligen Aufwandskontierungen (Kapitel, Titel, Finanz und Kostenstelle ODER Kostenträger anzugeben vom entsprechenden Haushaltsbevollmächtigten oder Projektleiter*in). Zudem Kreditorenstammdaten werden erfasst und gepflegt.
Unsere Aufgaben

  • Erfassung von Rechnungen und Auszahlungsanordnungen
  • Pflege der Kreditorenstammdaten (Bankverbindungen, Zahlungskonditionen, Adressen)
  • Überprüfung der Aufwandskontierungen

Die Rechnungsbearbeitung ist aufgeteilt worden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Aufgabengebiet der jeweiligen Sachbearbeiterin bzw. des jeweiligen Sachbearbeiters.

Für die Rechnungsweiterleitung nutzen Sie bitte ausschließlich folgende Emailadresse:
E-Mail: rechnungen@ph-freiburg.de

Elektronische Rechnung

Registratur

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Stefan Kihm

Address/Room
KG 2, 128
 
Phone +49 761 682-394
E-Mail stefan.kihm(at)ph-freiburg.de
Details

Öffnungszeiten:
Mo, Mi, Fr: 9.00 - 13.00 Uhr

Die Registratur hat die zentrale Aufgabe, Dokumente und Akten zu erfassen, systematisch zu ordnen und aufzubewahren. Sie dient als Informationspool und stellt Schriftgut, Unterlagen und Daten bei Bedarf zur Verfügung.

In die Registratur sind sämtliche Verträge abzugeben. Dies gilt ebenso für Vorgänge von besonderer Relevanz wie z. B. die Kommunikation mit dem Wissenschaftsministerium, anderen Ministerien und vergleichbaren Stellen. Weiter kann jede Form von relevantem Schriftgut der Registratur zu den Akten gegeben werden. Dies betrifft insbesondere Schriftgut, das für die laufende Aufgabenerfüllung für einen gewissen Zeitraum weiterhin zur Verfügung stehen soll, wie auch Schriftgut, das nicht mehr benötigt wird, für das aber noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

Die Registratur verwahrt Unterlagen, solange diese benötigt werden oder bis Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Die dauerhafte Archivierung von Unterlagen mit bleibendem Wert, d. h. eine Aufbewahrung für immer, findet im Landesarchiv statt.

In der Registratur findet außerdem die Ausgabe von Büromaterial und Druckerpatronen (für die Arbeitsplatzdrucker) statt. Bitte beachten Sie die angegebenen Öffnungszeiten.

Poststelle

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Hans-Peter Sterkle

Address/Room
KG 2, 009
 
Phone +49 761 682-273
E-Mail hanspeter.sterkle(at)ph-freiburg.de
Details
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Nadine Dreßler

Address/Room
KG 2, 009
 
Phone +49 761 682-272
E-Mail nadine.dressler(at)ph-freiburg.de
Details

Das elektronische Postfach unserer Poststelle ist zu erreichen unter poststelle(at)ph-freiburg.de

Die Poststelle verantwortet den zentralen Posteingang wie Postausgang für die gesamte Hochschule. Sie ist Servicestelle für die Paketannahme wie den Paketversand und organisiert die Verteilung des Post-/Paketeingangs. Weiter koordiniert die Poststelle die Verfügbarkeit der Dienstfahrzeuge und führt selbst Dienstfahrten aus.

Sachgebiet Drittmittel, Kosten- und Leistungsrechnung

Sachgebietsleiterin

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Drittmittelverwaltung (nationale und internationale Förderung)

Silvana Bollhöfer

Address/Room
KG 2, 111
 
Phone +49 761 682-279
E-Mail silvana.bollhoefer(at)ph-freiburg.de
Details
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Drittmittelverwaltung (nationale/internationale Förderung)

Barbara Becker

Address/Room
KG 2, 111
 
Phone +49 761 682-589
E-Mail barbara.becker(at)ph-freiburg.de
Details
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Drittmittelverwaltung (nationale Förderung)

Ute Hamann

Address/Room
KG 2, 112 b
 
Phone +49 761 682-587
E-Mail ute.hamann(at)ph-freiburg.de
Details
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Drittmittelverwaltung (internationale Förderung)

Manuela Hog

Address/Room
KG 2, 112 b
 
Phone +49 761 682-633
E-Mail manuela.hog(at)ph-freiburg.de
Details

Wir betreuen drittmittelgeförderte Forschungsprojekte und unterstützen Sie in allen Phasen der Projektdurchführung bei administrativen und finanziellen Fragen.
Sprechen Sie uns an - wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite