Steuern - Internes Kontrollsystem

Die Besteuerung der öffentlichen Hand hat nicht zuletzt durch die Neuregelung des § 2b UStG im Jahr 2016 an Bedeutung gewonnen. Die Pädagogische Hochschule Freiburg ist sich ihrer steuerrechtlichen Verpflichtungen bewusst und wird alle notwendigen organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen ergreifen, um eine angemessene Erfüllung dieser Pflichten sicherzustellen.

Die korrekte Erfüllung der der Hochschule obliegenden steuerrechtlichen Verpflichtungen kann nicht allein durch einzelne Beschäftigte in der Abteilung „Finanzen & Organisation“ gewährleistet werden. Deshalb sind alle Beschäftigte dafür verantwortlich, zur Erfüllung der steuerrechtlichen Verpflichtungen beizutragen. Hierzu muss bei allen Beschäftigten ein Bewusstsein für steuerrechtliche Sachverhalte entstehen.

Auf dieser Seite sollen, die Beschäftigten für ihre Verantwortung in steuerrechtlichen Fragen sensibilisiert sowie ihre arbeits- und dienstrechtlichen Verpflichtungen konkretisiert werden. Weiterhin werden die Informations- und Fortbildungsmöglichkeiten gebündelt.

Falls bei Ihnen im Alltag Fragen zu eventuell steuerrelevanten Sachverhalten auftauchen, können Sie jederzeit Kontakt aufnehmen.

Steuerhandbuch

Das Steuerhandbuch der PH Freiburg vermittelt Grundwissen zu steuerlichen Sachverhalten, beschreibt die steuerlichen Pflichten der PH und stellt Konzepte um diesen nachzukommen dar.

Zentrale Inhalte und Fragestellungen

Im Folgenden werden einige wenige zentrale steuerrelevante Themen angerissen. Weitere Ausführungen zu diesen und weiteren Themen finden sich im Steuerhandbuch, in Schulungsterminen sowie jederzeit auf Anfrage. Gerne bespreche ich Ihren konkreten Einzelfall auch mit Ihnen.

Bei Beschaffungen im Ausland ist in der Regel die Umsatzsteuer durch uns abzuführen, da wir als Unternehmen im Sinne der Umsatzsteuer gelten. Dies unterscheidet uns von Privatpersonen, bei denen auch bei grenzüberschreitenden Sachverhalten Die Umsatzsteuer durch das anbietende Unternehmen abzuführen ist. Damit das anbietende Unternehmen weiß, dass wir ein Unternehmen sind, müssen wir unsere USt-ID (engl. VAT-ID) DE811374611 angeben. Unterlassen wir dies, wird uns eine Rechnung mit Steuer gestellt. Die falsche Steuer schützt jedoch nicht vor der richtigen, weshalb wir in diesem Fall doppelt versteuern müssen. Dies gilt unabhängig davon, auf welchem Wege der Einkauf und die Bezahlung von Statten geht, ob über Barvorlage, Kreditkarte oder Banküberweisung. Bei Einkäufen im Internet ist teilweise schwer ersichtlich, wo der Sitz des leistenden Unternehmens ist, weshalb hier empfohlen wird immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Bei der Einwerbung von Drittmitteln ist regelmäßig abzugrenzen, ob wir im Auftrag eines Dritten forschen oder eine Eigenforschung mit Mitteln Dritter durchführen. Bei ersterem fällt Umsatzsteuer an, die dann auch im Antrag bzw. Angebot und bei allen Mittelabrufen sowie Abrechnungen auszuweisen ist, wodurch unsere Arbeit teurer wird. Regelmäßig ist dies im Einzelfall zu bewerten. Wichtig ist dabei insbesondere, ob die Mittelgeber sich (exklusive) Verwertungs- oder Veröffentlichungsrechte sichern

Tagungen, Exkursionen, Fort- und Weiterbildungen sind regelmäßig als "Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art" steuerbefreit. Diese Steuerbefreiung bezieht sich jedoch nur auf den inhaltlichen Teil. Darüberhinausgehende Aspekte wie Verpflegung, Unterkunft und Rahmenprogramme sind individuell zu prüfen. Im Zweifelsfall ist es leichter auf diese zu verzichten.

Ab 2023 wird zunächst einmal jede Einnahme Umsatzsteuerpflichtig. Diese muss korrekt bewertet und verbucht werden. Es sind diverse Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht denkbar.

Wenn Sie Einnahmen für die Hochschule generieren wollen, melden Sie sich bitte im Vorfeld in der Finanzabteilung. Wir werden dann gemeinsam die notwendigen Schritte besprechen, um eine korrekte Bewertung und Verbuchung des Sachverhalts sicherzustellen.

Schulungen zu steuerrelevanten Fragestellungen

Zentrales Element eines Internen Kontrollsystems Steuern ist, die Informationsvermittelung. Neben dem Steuerhandbuch und wiederkehrenden Informationen per Mail und auf der Homepage, geschieht dies durch Fortbildungen. Der Steuerreferent der PH Freiburg bietet proaktiv sowie auf Anfrage diverse Schulungsmöglichkeiten insbesondere für Mitglieder der Pädagogischen Hochschulen in Baden-Württemberg an. Diese können sowohl in Präsenz als auch online stattfinden.

Termine werden in der Regel zielgruppenspezifisch vereinbart und veröffentlicht. Insofern melden Sie sich bitte, falls bei Ihnen Schulungsbedarf besteht. Aktuell bestehen Schulungskonzepte für die folgenden Zielgruppen. Diese Schulungen können sehr kurzfristig durchgeführt werden. In der Regel dauern die Schulungen etwa 45 Minuten plus Fragen. Die Kernaussagen können jedoch auf wenige Minuten gekürzt (und dabei auch abstrahiert) werden oder die Schulungen können um interaktive Arbeitsphasen ergänzt werden.

Für Drittmittelprojekte ist regelmäßig die korrekte Abgrenzung zwischen Eigenforschung, Auftragsforschung und der Anwendung gesicherter Erkenntnisse relevant für die steuerliche Einordnung. Diese Schulung bedrachtet die Grundlagen für diese Abgrenzung. Da hier nur die jeweiligen Grundkonstellationen dargestellt werden können, müssen konkrete Projekte trotzdem mit ausreichendem Zeitvorlauf und in Abstimmung mit dem Sachgebiet Drittmittel geprüft werden.

Im Rahmen der Beschaffungen treten steuerliche Problematiken insbesondere dann auf, wenn Liefernde bzw. Anbietende ihren Sitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben. Hier ist regelhaft unsere USt-ID DE811374611 anzugeben. Bei Einkäufen im Internet ist teilweise schwer ersichtlich, wo der Sitz des leistenden Unternehmens ist, weshalb hier empfohlen wird immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Jenseits dieser Grundempfehlung entspinnt sich bei diesen Sachverhalten ein faszinierendes Netz aus Regel, Außnahme, Rückausnahme und Sonderfällen. Damit Sie in diesem Netz nicht gefangen werden, sondern es als Hilfsnetz zu effizienten Beschaffungen nutzen können, gehen wir in dieser Schulung die verschiedenen Wege zusammen ab.

In dieser Schulung wird - neben den jeweiligen inhaltlichen Hintergründen - auf die konkrete Verbuchung und Sachbearbeitung geschaut. Hier ist in den Schulungen logischerweise zwischen den unterschiedlichen Abteilungen und Sachgebieten und den unterschiedlichen PHen mit individuellen FSV Einstellungen zu differenzieren.

Obwohl die eigentlichen steuerrelevanten Handlungen von den Sachbearbeitenden in der zentralen Verwaltung und teilweise den Instituten durchgeführt werden, ist sicherzustellen, dass die Kontroll- und Entscheidungsmöglichkeit beim Rektorat sowie den Abteilungsleitungen verbleibt. Das dazu nötige steuerliche Grundwissen soll diese Schulung vermitteln.

Steuerreferent

image placeholder

Steuerreferent & Datenschutzkoordinator

Jacob Wolf

Adresse/Raum
KG 2, 211
 
Telefon +49 761 682-930
E-Mail jacob.wolf(at)ph-freiburg.de