Die Projektleiter/-innen sind verantwortlich für den Rahmen und sollten die notwendigen Ausgaben überblicken (Laufzeit, Qualifikation des Personals, was wird zur Durchführung benötigt).

Daten der Pädagogischen Hochschule Freiburg für die elektronische Antragstellung

Participant Identification Code (PIC): 993850070
Legal name: PÄDAGOGISCHE HOCHSCHULE FREIBURG
Short name: PHFR
LEAR: Hendrik Büggeln kanzler@ph-freiburg.de

Unterstützung bei Antragsstellung und Ideen zum Antrag:

• EU-Referat an der PH Ludwigsburg

Das Team des Sachgebiet Drittmittel unterstützt Sie gerne bei:

• Kalkulation der verschiedenen Kostenpositionen (Staffcosts, Travel Costs, Other Costs, je nach Linie).
• Verträge – Vertragsverhandlungen, Bedingungen, Rechte und Pflichten etc..
• Regelungen und Kalkulation von Steuern, Gewinn und Eigenanteil.

Zur Vorbereitung und Ausarbeitung von EU-Projektanträgen kann beim PH-übergreifenden EU-Referat in Ludwigsburg eine Anschubfinanzierung aus MWK-Mitteln beantragt werden. Bitte wenden Sie sich frühzeitig an euref(at)ph-bw.de.

Vor dem Start des Projekts reicht jede/r Projektleiter/-in die Drittmittelanzeige zusammen mit dem Call, dem Budget, der Bewilligung oder dem noch nicht unterschriebenen Vertrag ein. Das Sachgebiet Drittmittel vergibt dafür eine Projektnummer (Kostenträger), den Sie bitte bei Fragen oder Rechnungen immer angeben. Zudem vergibt die Kasse ein Kassenzeichen, damit die Geldeingänge entsprechend zugeordnet werden können.

Aufgaben der Projektleriter*in:

• Trägt inhaltliche & finanzielle Verantwortung für Umsetzung.
• Informiert Geldgeber und Drittmittelabteilung über inhaltliche Änderungen.
• Verantwortet Bewirtschaftung des Projekts gemäß Antrag und vorliegendem Finanzplan.
• Trägt Budgetverantwortung und kontrolliert über QIS-FSV oder über Berichte.

Das Team des Sachgebiet Drittmittel unterstützt Sie gerne bei:

• Erstellung der Templates als Vorlage für Projektpartner (wenn die PH Coordinator ist).
• Erstellung der Zwischenbericht / Finance Reports.
• Erstellung und Einreichung des Final Finance Reports.
• Berät und kalkuliert Modifikationen (z. B. Personalwechsel).
• Änderungen der Budget Categories oder Shift-Anträge.

Grundsätzlich sind die verschiedenen Förderungsinstrumente der EU sehr unterschiedlich in den Anforderungen zur Abrechnung.

ERASMUS+

Erasmus+ fördert die europaweiten Zusammenarbeit in allen Bildungsbereichen. Es wird als Schlüssel für den Europäischen Bildungsbereich gesehen.

Kernziele von Erasmus+

• lebenslanges Lernen fördern,
• nachhaltiges Wachstum ermöglichen,
• sozialen Zusammenhalt und die europäische Identität stärken,
• Innovationen vorantreiben.

Erasmus+ - Cooperation Partnerships (KA220)

Diese Projektlinie fördert die strukturierte Zusammenarbeit von mindestens 3 Organisationen aus EU-Mitlgiedstaaten.

Die Förderhöhe erfolgt in Pauschalbeträgen von 120.000 Euro, 250.000 Euro oder 400.000 Euro. Das Budget wird in einzelne Arbeitspakete gegliedert.
Die Projektlaufzeit in dieser Förderlinie beträgt zwischen 12 und 36 Monaten.

Weitere Informationen finden Sie auf den Webseiten der EU Kommission und der Nationalen Agenturen in Deutschland über die weiteren Entwicklungen.

Informationen der EU-Kommission zum EU-Programm Erasmus+

• NA DAAD - Hochschulbildung
• NA PAD - Schulbildung
• NA beim BIBB - Berufsbildung und Erwachsenenbildung
• NA JUGEND für Europa - Jugend

Horizon Europe

Horizon Europe ist das neunte Forschungsrahmenprogramm der Europäischen Union und soll dem Europäischen Forschungsraum optimale Bedingungen für die weitere Entwicklung eröffnen. Weltweit ist es das größte Einzelförderprogramm für Forschung und Innovation. Es zielt darauf ab, eine wissens- und innovationsgestützte Gesellschaft und eine wettbewerbsfähige Wirtschaft aufzubauen sowie gleichzeitig zu einer nachhaltigen Entwicklung beizutragen. 

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.horizont-europa.de.

Bitte beachten Sie hierzu auch folgende Information Mail des Kanzlers – Verpflichtendes Kick-off mit Ludwigsburg

Es gibt eine Vielzahl weiterer EU-Programme; Beratung erhalten Sie beim EU-Referat. Das EU-Referat bietet auch einen regelmäßigen Newsletter an, in den Sie sich einschreiben können um über aktuelle Entwicklungen informiert zu werden (Anforderung per Mail an: euref(at)ph-bw.de).

Grundlegendes

• Lump Sums wurden eingeführt, um Abrechnungsfehler zu verringern und Verwaltungsprozesse zu vereinfachen.
• Der Fokus des Reportings liegt auf den Projektinhalten und Ergebnissen; finanzielle Belege spielen im Normalfall keine Rolle mehr.

Wie erfolgt die Abrechnung?

• Die Art der Abrechnung ergibt sich aus der Ausschreibung: Lump Sums oder Actual Costs?
• Die Budgetplanung für Lump Sum-Projekte ist detaillierter, benötigt werden:
  • Eine nachvollziehbare Schätzung der tatsächlichen Kosten.
  • Eine sorgfältige Untergliederung des Budgets in sinnvolle Arbeitspakete.
• Unterschiede zur Abrechnung nach tatsächlichen Kosten:
  • Basis der Erstattung ist die inhaltliche Umsetzung aller geplanten Aktivitäten, der Erreichungsgrad der Ziele und die Qualität der Ergebnisse.
  • Belege über angefallene Kosten sind im Regelfall nicht notwendig (in selten Fällen ggf. auf Aufforderung).

Auszahlung des Projektbudgets

Normalerweise erhält die koordinierende Einrichtung eine Vorfinanzierungsrate zu Projektbeginn (z.B. 40%) und bei vielen Projekten gibt es auch eine Zwischenzahlung. Die Abschlusszahlung wird erst nach Begutachtung des Endberichts ausbezahlt. Die koordinierende Einrichtung ist für die Weiterleitung der Gelder an die beteiligten Partnereinrichtungen zuständig.

Wichtig

• Allgemeine Fördergrundsätze sind trotzdem einzuhalten!
  • Rechnungslegungsgrundsätze und Kostenrechnungsverfahren sind anzuwenden.
  • Die Verfahren und Richtlinien der PH/des Landes müssen bei der Verausgabung aller Kosten eingehalten werden.
  • Die Projektgelder sind für das jeweilige Projekt während der Projektlaufzeit zu verwenden.
• Statt finanziellen Belegen müssen geeignete inhaltliche Belge vorgehalten werden, um nachzuweisen, dass das Projekt wie beantragt durchgeführt wurde und die Projektziele erreicht werden konnten

Timesheets

Nach wie vor gibt es Projekte, bei denen nach tatsächlichen Kosten oder nach sog. „Unit Costs“ abgerechnet wird. Für diese Projekte (und im Einzelfall auch für Lump Sum-Projekte), müssen Timesheets aller am Projekt Mitarbeitenden angefertigt werden.

Korrekt geführte Timesheets sind dann die Voraussetzung dafür, dass eine Erstattung der Kosten gerechtfertigt werden kann.

Bedeutung von Timesheets für die Hochschule und das Projekt:

• Dienen zur Abrechnung – Rechtfertigung der Kosten und Personalzuordnung.
• Nachweis darüber, dass Bemühungen und Ressourcen ordnungsgemäß und realistisch für die Durchführung der Projektaktivitäten eingesetzt wurden.
• Wichtige Unterlagen um aufgewendete Arbeitszeit der Mitarbeitenden für ein bestimmtes Projekt korrekt nachzuweisen.
• Timesheets notwendig egal ob als Voll- oder Teilzeitkraft und ob sie ausschließlich an einem oder mehreren Projekten arbeiten.
• WICHTIG: Informationen auf den Timesheets müssen mit allen weiteren Aufzeichnungen zu Krankheit, Urlaubstagen, Dienstreisen und anderen Abwesenheiten (Mutterschutz, Elternzeit etc.) übereinstimmen.

Informationen auf den Timesheets:

Bitte informieren Sie sich über die erforderlichen Informationen auf Timesheets (Finanzhilfevereinbarung, Informationsveranstaltungen der EU/NA, EU-Referat). Es gibt auch Vorlagen für Timesheets, die genutzt werden können (oder in manchen Programmen genutzt werden müssen).

Arbeitszeit - rechtliche Vorgaben:

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt den rechtlichen Rahmen für die Zeitaufzeichnungen vor.
• Formale Dokumentation der gem. Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeit zwingend notwendig:
  Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit bei 100 % Beschäftigungsgrad:
  Angestellte: 39,5 Stunden.
  Beamte: 41 Stunden.
• Ein Arbeitstag hat maximal 10 Stunden.
• Eine tägliche Ruhezeit von 11 Stunden muss zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden.
• Wochenendarbeit/Schichtdienst müssen im Arbeitsvertrag vereinbart sein.
• Keine übermäßige Mehrarbeit – Überstunden müssen abgebaut werden.