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Die Einwerbung von Drittmitteln muss dem Rektorat unverzüglich mit dem dafür vorgesehenen Vordruck angezeigt werden.

Die Annahme der Drittmittel wird durch das Rektorat erklärt. Gleiches gilt für den Abschluss von Verträgen im Rahmen von Drittmittelprojekten.

Vorher sind keinerlei Anträge für Zuwendungen o. Ä. zu stellen. Die rechtsverbindliche Unterschrift darf nur vom Rektor, vom Kanzler oder den dazu beauftragten Personen geleistet werden.

Das Sachgebiet Drittmittel nimmt ihren Antrag entgegen und tritt damit an das Rektorat heran.

Das Sachgebiet Drittmittel unterstützt Sie gerne bei der Kalkulation der Kosten Ihres Antrags. Das Prorektorat Forschung (nationale Projekte) oder das EU-Forschungsreferat (EU-Projekte) unterstützten Sie bei der inhaltlichen Erstellung des Antrags.

Für in BMBF-Projekten beschäftigte Mitarbeiter/-innen müssen Arbeitszeitnachweise geführt werden. Das Sachgebiet Drittmittel stellt ein Formular zur Arbeitszeiterklärung zur Verfügung. Mit dieser Erklärung wird das aufwändige Führen von Timesheets verhindert und dennoch ein ausreichender Nachweis über die Arbeitszeit erbracht.

Hochschulen als Körperschaften des öffentlichen Rechts sind zwar nicht grundsätzlich steuerpflichtig, sie unterliegen jedoch der Körperschaftssteuer und daran anknüpfend auch der Umsatzsteuer, sobald sie sich im Rahmen eines sogenannten Betriebes gewerblicher Art (BgA) wirtschaftlich betätigen. Die Auftragsforschung ist demnach unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerpflichtig.

Steuerlich nicht relevant:

• Auftragsforschung, deren Ergebnisse der Allgemeinheit zugänglich sind, der Auftraggeber sich also keine exklusiven Verwertungsrechte einräumen lässt, ist steuerlich nicht relevant

Steuerlich relevant (umsatzsteuerpflichtig):

• Auftrag entspricht gezielt den Interessen des Drittmittelgebers
• Auftraggeber behält sich exklusive Verwertungsrechte vor
• Forschungstätigkeit kann nach der Art auch von einem privaten Unternehmen ausgeübt werden

Weitere Informationen zur Besteuerung von Projekten und Drittmitteln finden Sie hier.

Begünstigter: Landesoberkasse Baden-Württemberg/PH Freiburg
IBAN: DE02 6005 0101 7495 5301 02
BIC: SOLADEST600

Geldeingänge können nur mit Verwendung eines Kassenzeichens angenommen und verbucht werden.

Bitte beachten Sie bei jeglicher Art von Beschaffungen die Beschaffungsrichtlinie. Hier finden Sie den Beschaffungsantrag, den Sie ausgefüllt an die Mailadresse bestellungen@ph-freiburg.de schicken können.

Der Bewilligungsbescheid ist der endgültige Startschuss für ein Forschungsprojekt, da er eine Finanzierungszusage für ein Forschungsprojekt enthält. In diesem Dokument sind die Dauer und der finanzielle Umfang der Förderung festgelegt.

Bitte beachten Sie bei der Planung von Bewirtungen innerhalb des Projektes (z.B. im Rahmen von Projektmeetings) unsere Repräsentationsrichtlinie.

Nach Einreichung von Bewilligung, Finanzplan und Drittmittelanzeige im Sachgebiet Drittmittel wird für das Vorhaben eine Buchungsstelle angelegt, unter der alle Ausgaben und Einnahmen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, abgerechnet werden. Die Projektleitung ist für die ordnungsgemäße, wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Mittel verantwortlich und bestimmt im Rahmen der Bedingungen des Drittmittelgebers (Finanzierungsplan) über die Verwendung der Mittel.

Die Checkliste zur Beantragung von Kostenpositionen dient als Überblick, welche Postionen bei den Drittmittelgebern beantragt werden können.

Drittmittel sind Geldzuwendungen, Sachleistungen und Gegenleistungen aus Verträgen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile für Aufgaben in Forschung und Lehre nach § 2 Absatz 1 LHG.

Die Drittmittelrichtlinie ist die Verwaltungsvorschrift des Wissenschaftsministeriums zur Annahme und Verwendung von Mitteln Dritter.

Ist im Projektantrag ein Eigenanteil an der Projektfinanzierung vorgesehen, muss dieser vorab explizit durch das Rektorat genehmigt werden.

= Gewinnung wissenschaftlicher Erkenntnisse sowie wissenschaftliche Grundlegung und Weiterent-
wicklung von Wissenschaft und Studium (auch Grundlagenforschung genannt).

Merkmale:

• Drittmittelgeber fördert uneigennützig die Forschung in einem bestimmten Fachgebiet
• Hochschule forscht auf der Grundlage ihrer eigenen Aufgabe für die Allgemeinheit
• Forschungsergebnisse werden durch Veröffentlichung allgemein zugänglich gemacht
• Schutz-, Urheber-, Nutzungs- u. Verwertungsrechte verbleiben bei der Hochschuleinrichtung

Die Grundlagenforschung ist grundsätzlich steuerfrei. Weitere Informationen zur Besteuerung von Projekten und Drittmitteln finden Sie hier.

Die Antragsstellung bei der Europäischen Union erfolgt in der Regel über das sogenannte Funding & Tender Portal der Europäischen Kommission durch den Antragsteller selbst. Das EU-Referat der PH Ludwigsburg ist bei der Antragsstellung einzubinden. Das EU-Referat informiert auch über Möglichkeiten zur Anschubfinanzierung.

Bitte beachten Sie bei der Planung und Durchführungen von Exkursionen im Projekt unsere Exkursionsrichtlinie.

Für Rückfragen steht Ihnen die Sachgebietsleitung Haushalt zur Verfügung.

Unsere Finanzpläne helfen Ihnen bei der Kalkulation der anfallenden Personal- und Sachkosten für Ihr Projekt und geben Ihnen so einen Überblick über die voraussichtlichen Gesamtkosten.

Hier finden Sie wichtige Formulare zum Thema Drittmittel zum Download.

Bitte berücksichtigen Sie bei der Planung und Umsetzung von Gastvorträgen diese Übersicht der möglichen Vertragsarten.

Wenden Sie sich bei Rückfragen zu Gast-, Honorar- und Lehrverträgen bitte an die Personalabteilung.

Wenn Sie planen innerhalb des Projekts Geschenke oder Zuwendungen, z. B. an Probanden, auszugeben wenden Sie sich bitte vorab an das Sachgebiet Drittmittel zur Klärung der Möglichkeiten.

Im Rahmen eines Honorarvertrags können Dienstleistungen (z. B. die Durchführung von Workshops, Einzelseminare, Moderationen etc.) an Auftragnehmer/-innen übertragen werden, sofern es die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen zulassen. Bitte stellen Sie mindestens 3 Wochen vor Auftragsvergabe einen Antrag auf Abschluss eines Honorarvertrags oder Werkvertrags an die Personalabteilung. Der Abschluss ist nur unter bestimmten Vorrausetzungen möglich und bedarf der Klärung im Vorfeld. Siehe auch Übersicht der Vertragsarten.

Bei weiteren Rückfragen zu Honorarverträgen steht Ihnen die Personalabteilung zur Verfügung.

Bei Lieferungen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat ist dem Unternehmer der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer zu überweisen. Das Gleiche gilt bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Inland, wenn der leistende Unternehmer im Ausland (EU-Mitgliedstaat oder Drittland) ansässig ist.

Die auf den (Netto-)Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer ist bei dem zuständigen deutschen Finanzamt anzumelden und an dieses abzuführen.

Es ist darauf zu achten, dass der in der Bundesrepublik Deutschland geltende Umsatzsteuersatz zum Tragen kommt. Dafür sind die Steuernummer und die USt.-ID-Nr. der Hochschule anzugeben:

Steuer-Nr.: 0647144697
USt.-ID-Nr.: DE 811374611

Weitere Informationen zur Besteuerung von Projekten und Drittmitteln finden Sie hier.

Drittmittelverträge mit Unternehmen und sonstigen Einrichtungen (z.B. Vereinen), an denen Mitglieder der Hochschule finanziell beteiligt sind, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Rekorats. Die betreffenden Mitglieder der Hochschule müssen ihre Beteiligung offenlegen.

Zur Annahme und Verbuchung von Geldeingängen wird ein Kassenzeichen benötigt. Jedes neue Projekt erhält ein neues, eindeutiges Kassenzeichen. Die Vergabe erfolgt durch die Zahlstelle auf Information des Sachgebiets Drittmittel.

Hier finden Sie den Kostenstellplan der PH Freiburg.

Eine Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen (Kontoauszug) kann bei Bedarf im Sachgebiet Drittmittel angefragt werden. Es gibt auch die Möglichkeit, über eine Freischaltung in Qis-FSV Konteneinsicht zu erhalten.

Bitte beachten Sie vor der Vergabe eines Lehrauftrags die unterschiedlichen Vertragsarten.

Wenden Sie sich bei Rückfragen zu Gast-, Honorar- und Lehrverträgen bitte an die Personalabteilung.

Die bewilligten Mittel müssen in Form einer schriftlichen Mittelanforderung regelmäßig abgerufen werden. Hierbei sind die Vorgaben des Fördermittelgebers maßgebend. Hierfür ist das Sachgebiet Drittmittel zuständig.

Bei Projektförderungen im Bereich der Drittmittelforschung wird von den Fördereinrichtungen (u.a. BMBF, EU und DFG) regelmäßig eine Programmpauschale/ein Overhead zur Abdeckung von Gemeinkosten gezahlt, um die Inanspruchnahme von Infrastrukturleistungen der Hochschule finanziell abzugelten (Raum- und Gerätenutzung, Strom, Heizung, Wasser, Verwaltungsaufgaben u.a.). Dies steht im Kontext einer grundsätzlich kostendeckenden Projektkalkulation auf Vollkostenbasis. Je nach Förderer müssen Overheadmittel gesondert beantragt werden. Die PH Freiburg erhebt dann in der Regel einen Overhead in Höhe von 20%. Für Drittmittelvorhaben, die nicht der Forschungsförderung zuzuordnen sind, sondern vielmehr der Auftragsforschung, gilt diese Regelung nicht. Hier gelten die Zuschlagssätze gem. der Regularien der Trennungsrechnung (s. Finanzpläne). Hier finden Sie den Rektoratsbeschluss zur Overhead-Regelung.

Bitte beachten Sie bei der Berechnung Ihrer Personalkosten die aktuellen Vergütungsätze, TV-L bzw. Sätze des Mittelgebers, Jahressonderzahlung, Arbeitgeberanteile sowie eventuelle Stufenaufstiege. Als Hilfestellung dienen der Finanzplan wirtschaftliche Tätigkeit oder der Finanzplan DFG/BMBF. Darüber hinaus unterstützt Sie das Sachgebiet Drittmittel bei Berechnungen.

Zu personalrechtlichen Fragen (Befristung, Krankheitsvertretung etc.) steht Ihnen die Personalabteilung zur Verfügung.

Sollten Sie im Rahmen Ihres Projekts eine Probandenvergütung/Aufwandsentschädigung einplanen ist dies im Voraus im Finanzplan zu berücksichtigen. Beachten Sie ebenfalls die Regelungen zur Vergütung von Probanden.

Mit der Projektbearbeitung kann erst dann begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. ein Bewilligungs- oder Zuwendungsbescheid vorliegt. Ausgaben vor Projektbeginn sind i.d.R. nicht förderfähig. Eine rückwirkende Einstellung von Personal zum Projektbeginn ist nicht möglich.

Projektleitende sind für die ordnungsgemäße Durchführung des Drittmittelvorhabens zuständig. Der/Die Projektleitende zeichnet sachlich richtig für die anfallenden Zahlungen im Projekt.

Wenn Sie eine Projektverlängerung planen so binden Sie bitte frühzeitig das Sachgebiet Drittmittel mit ein.

Das Projektende ist in aller Regel durch den Bewilligungsbescheid oder den Vertrag bestimmt. Bei bevorstehendem Projektende bearbeiten Sie bitte ausstehende Rechnungen
vorrangig und leiten diese zur Zahlung weiter. Bitte prüfen und beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Drittmittelgeber. Der rechnerische Schlussverwendungsnachweis wird vom Sachgebiet Drittmittel erstellt.

Der Bezahlung von Rechnungen aus Drittmitteln liegen die gleichen gesetzlichen Regelungen wie bei der Erstattung von Rechnungen aus Haushaltsmitteln zugrunde. Rechnungen sind bitte „sachlich richtig“ zu zeichnen, mit der Projektnummer/Buchungsstelle zu versehen und ggf. mit dem Vermerk "EU-Projekt" gekennzeichnet im Sachgebiet Haushalt & Organisation einzureichen. Wir verweisen nochmals auf die Beschaffungsrichtlinien.

Verbleiben bei Beendigung eines Projektes noch Mittel, werden diese in der Regel an den Drittmittelgeber zurücküberwiesen (bei Nationalen Projekten). Sollte dies nicht vereinbart sein gillt der Rektoratsbeschluss zur Overhead-Regelung.

Bei im Projekt anfallenden, internen Reisekosten erfolgt die Abrechnung über Personalabteilung/Reisekostenstelle. Extern Reisekosten werden über das sachgebiet Haushalt & Organisation abgerechnet.

Bitte beachten Sie bei jeglicher Bewirtung und bei jeglichen Aufmerksamkeiten für Gäste innerhalb eines Projekts die gültige Repräsenationsrichtlinie.

In der Regel sind nach Beendigung eines Projektes inhaltliche Schluss- oder Sachberichte zu erstellen und an den jeweiligen Mittelgeber zu übersenden.

Der Schlussnachweis ist die zahlenmäßige Aufstellung der im Rahmen eines Forschungsprojektes getätigten Einnahmen und Ausgaben. Das Sachgebiet Drittmittel erstellt den Schlussnachweis und übermittelt ihn an den Mittelgeber. Ggf. ist der Schlussnachweis durch den Projektverantwortlichen gegenzuzeichnen. Überschüssige Gelder werden an den Mittelgeber zurücküberwiesen, solange dieser nicht ausdrücklich einer anderweitigen Verwendung zustimmt.

Spenden sind Geldzuwendungen Dritter im Sinne des Kap. I  Abschnitt 2 der Drittmittelrichtlinien, die nach den für die Landesverwaltung geltenden Bestimmungen zu bewirtschaften sind. Spenden stehen abweichend zu Haushaltsmitteln über das Haushaltsjahr hinaus zeitlich unbegrenzt zur Verfügung, sofern der Zuwendungsgeber nichts anderes bestimmt. Unterschieden wird zwischen Spenden zur Förderung der Forschung und Lehre, die über das Prorekorat Forschung verwaltet werden, und solchen, die für andere Zwecke bestimmt sind und über die Abteilung Finanzen und Organisation betreut werden.

Spendenbescheinigungen können nur ausgestellt werden, wenn die Zuwendung ausdrücklich für den hoheitlichen Bereich und zur Förderung gemeinnütziger Zwecke verwendet wird und die Hochschule nicht zu einer Gegenleistung verpflichtet wird.

Für Sponsoringeinnahmen, bei denen im Gegensatz zu Spenden eine Gegenleistung der Hochschule vorliegt, können keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. Gewerbliches Sponsoring (aktive Mitwirkung an Werbemaßnahmen) begründet auf Seiten der Hochschule einen sog. „Betrieb gewerblicher Art“ und ist voll umsatzsteuerpflichtig.

Da die Abgrenzung zwischen Sponsoring im Bereich der Vermögensverwaltung und gewerblichem Sponsoring sehr schwierig ist, hängt die Zuordnung immer vom konkreten Einzelfall ab und sollte daher vorab mit der Abteilung Finanzen und Organisation/dem Sachgebiet Drittmittel abgeklärt werden.

Das Team des Sachgebiets Drittmittel steht Ihnen bei allen Fragen zur Drittmittelfinanzierung gerne zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass im Rahmen eines möglichen Leistungsaustauschs mit ausländischen Partnern (i. d. R. definiert über einen Unterauftrag oder Rechnungsstellung) das sog. Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt. Nicht der Leistungsgeber, sondern der Leistungsempfänger trägt hierbei die Umsatzsteuerschuld. Entsprechende Kosten im Budget sind im Projektantrag einzuplanen. 

Je nach Projektart können für die im Projekt erbrachten Leistungen Umsatzsteuer anfallen. Bitte wenden Sie sich zur Klärung frühzeitig an das Sachgebiet Drittmittel.

Weitere Informationen zur Besteuerung von Projekten und Drittmitteln finden Sie hier.

Sollte sich innerhalb der Laufzeit eines Projektes die Situation ergeben, dass das bislang kalkulierte Budget für die Kostenansätze der beantragten Kostenarten (z.B. Sachmittel, Personal, Reisen etc.) nicht ausreicht, ist es je nach Mittelgeber und Bewilligungsbescheid möglich, das Budget einer Kostenart zugunsten einer anderen zu überziehen. Dies sollte ausschließlich unter Rücksprache mit dem Sachgebiet Drittmittel geschehen, da die projektrelevanten, spezifischen Gegebenheiten der Richtlinien des jeweiligen Mittelgebers berücksichtigt werden müssen.

Der Verwendungsnachweis wird oftmals jährlich an die Mittelgeber übermittelt, unabhängig davon, ob das Projekt schon abgeschlossen ist. Die endgültige Abrechnung nach Ende eines Projekts erfolgt dann über den sog. Schluss- oder Gesamtverwendungsnachweis. Der Verwendungsnachweis ist die zahlenmäßige Aufstellung der im Rahmen eines Forschungsprojektes getätigten Einnahmen und Ausgaben. Das Sachgebiet Drittmittel erstellt den Verwendungsnachweis und übermittelt ihn an den Mittelgeber.

Für die Haushalts- und Wirtschaftsführung bei den Hochschulen gelten die staatlichen Vorschriften (§ 13 Abs. 1 LHG), also die Landeshaushaltsordnung (LHO).
Nach § 43 LHO darf nur das Finanzministerium die nicht sofort benötigten Kassenmittel anlegen. Die Anlage hat so zu erfolgen, dass über sie nach Bedarf verfügt werden kann.

Die Pädagogische Hochschule Freiburg ist folglich nicht berechtigt, aktuell nicht benötigte Drittmittel selbst verzinslich anzulegen.

Im Rahmen eines Werkvertrags können Teilaufträge wissenschaftlicher, künstlerischer oder ähnlicher Art an einen/eine Auftragnehmer/-in übertragen werden, sofern es die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen zulassen. Bei Werkverträgen handelt es sich nicht um Personalausgaben, sondern um Sachausgaben. Siehe auch Übersicht der Vertragsarten.

Jeder förmlichen Zahlungsanordnung muss eine begründende Unterlage beiliegen, aus der Zweck und Anlass der Zahlung hervorgeht. Solche begründenden Unterlagen sind z. B. Kostenrechnungen über Lieferungen und Leistungen, Verträge sowie Bewilligungsbescheide. Aus den Unterlagen muss zweifelsfrei hervorgehen

• wer Empfänger bzw. Einzahler der Zahlung ist
• für welche Leistung das Geld gezahlt wird
• wie der Betrag berechnet ist
• worin der Rechtsgrund der Zahlung besteht (Vereinbarung, Rechnung etc.)

Bitte beachten Sie, dass Kassenanordnungen (Annahme-, Auszahlungs- sowie Umbuchungsanordnungen) generell ohne zahlungsbegründende Unterlagen nicht gebucht werden dürfen.

Nähere Informationen erhalten Sie im Sachgebiet Haushalt.

Bitte reichen Sie Projektanträge etc. möglichst frühzeitig ein, um einen reibungslosen Ablauf bei der Bearbeitung zu gewährleisten.