Ein IT-Sicherheitsvorfall beim Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg beeinträchtigt zentrale Systeme der PH. Wie lange die Einschränkungen andauern und wie groß ihr Ausmaß ist, lässt sich derzeit noch nicht absehen. Aktuelle Informationen zum Systemstatus veröffentlicht das ZIK auf dieser Seite.

Das vorläufige Verzeichnis ist im ILIAS-Bereich zum Semesterstart verfügbar. Es enthält Veranstaltungstitel, Lehrende, Termine und Räume. Angaben zu Studiengängen, Modulen und Belegverfahren sind nicht enthalten. https://ilias.ph-freiburg.de/goto.php/crs/1599402.

Nutzen Sie ergänzend zum Vorlesungsverzeichnis in ILIAS die Studienverlaufspläne und Modulunterlagen Ihres Studiengangs. Hinweise der Fächer zur Stundenplangestaltung und Belegung werden im genannten ILIAS-Bereich gesammelt. Unterstützung bieten außerdem die Fachstudienberatung, die Zentrale Studienberatung und die Stundenplanberatung der Verfassten Studierendenschaft.

Bereits erfolgte Belegverfahren können derzeit nicht zentral rekonstruiert werden. Weitere Belegrunden sind momentan nicht möglich. Dezentrale Belegverfahren können in einzelnen Veranstaltungen, etwa bei Übungsgruppen oder Alternativterminen, stattfinden.

Ja. Gehen Sie bitte zu den Auftaktsitzungen der Veranstaltungen, die Sie belegen möchten. Lehrende wurden gebeten, interessierten Studierenden zunächst die Teilnahme zu ermöglichen, soweit es die Rahmenbedingungen zulassen. Das ist jedoch noch keine verbindliche Zusage für einen Kursplatz. Prüfen Sie außerdem regelmäßig die ILIAS-Kurse und Ihr Horde-Postfach auf aktuelle Hinweise und Nachrichten.

Lehrende wurden gebeten, zeitnah ILIAS-Kurse einzurichten und dort Informationen zu Terminen, Räumen und dem weiteren Vorgehen bereitzustellen. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Kurse verfügbar sind.

Wenden Sie sich dafür an das Studierendensekretariat unter patrizia.pecoroni(at)ph-freiburg.de.

Derzeit sind diese Dokumente und Daten nicht abrufbar. Auch die Hochschule hat aktuell keinen Zugriff darauf. Die PH arbeitet an Lösungsmöglichkeiten und informiert, sobald es Neuigkeiten gibt.

Aufgrund der Nichterreichbarkeit der HIS-Systeme sind die Verbuchung von Leistungen und die Erstellung von Zeugnissen derzeit nicht möglich.

Aktuell versenden wir keine Rechnungen oder Zahlungsaufforderungen. Unsere Bankverbindungen haben sich durch den Vorfall zudem nicht geändert. Sollten Sie dennoch Rechnungen, Zahlungsaufforderungen oder andere Dokumente in unserem Namen erhalten, die eine geänderte Kontoverbindung oder IBAN ausweisen, leisten Sie bitte keine Zahlung. Halten Sie in einem solchen Fall vorab Rücksprache mit uns, bevor Sie irgendwelche Unterlagen bearbeiten oder Geld überweisen (rechnungen(at)ph-freiburg.de).

Die Arbeitszeit und der Urlaub sind ab dem 08.10.2026 mit der einschlägigen Excel-Datei zu erfassen (vgl. Rundmail vom 13. Oktober, 9:31 Uhr, Rubrik Zeiterfassung/Urlaubsverwaltung; https://www.ph-freiburg.de/intern/formulare-richtlinien-merkblaetter/personal.html)

Mitarbeitende, die der Zeiterfassung unterliegen, erfassen ihre Arbeitszeiten und ihren Urlaub eigenverantwortlich in der Excel-Datei. Im Sheet „Voreinstellungen“ ist der erste Arbeitstag nach dem Systemausfall, der 08.10.2026, in Zeile 2 einzutragen. Dort werden außerdem der Name, der nach bestem Wissen einzutragende aktuelle Stundensaldo sowie die individuelle tägliche Sollarbeitszeit von Montag bis Freitag hinterlegt. Bei einer abweichenden Arbeitszeitverteilung, etwa einer Vier-Tage-Woche, ist am arbeitsfreien Tag „0:00“ einzutragen. In Zeile 1 zum 01.01.2026 ist die Sollarbeitszeit an den einzelnen Arbeitstagen ebenfalls auf „0:00“ zu setzen.

Urlaub (U), Mehrarbeitsstundenabbau (G) und Krankheit (K) werden in der Datei erfasst; dabei wird weiterhin mit ganzen Tagen gearbeitet. Urlaub und Mehrarbeitsstundenabbau sind bis auf Weiteres mit den üblichen Papierformularen zu beantragen, Mehrarbeit mittels des Zeitkorrekturformulars. Auch bereits über den Workflow genehmigter Urlaub oder Mehrarbeitsstundenabbau, der nach dem 08.10.2026 liegt, ist zu Dokumentationszwecken erneut zu beantragen.

Die Monatsblätter der individuellen Zeiterfassungs- und Urlaubsformulare sind zu Monatsbeginn, in der Regel bis zum 3. Werktag, für den zurückliegenden Monat auszudrucken, zu unterschreiben und der Abteilungsleitung vorzulegen. Diese zeichnet gegen und leitet das Formular an Herrn Straub in der Personalabteilung weiter. Für den Oktober ist das Monatsblatt daher spätestens am 4. November vorzulegen.

Mitarbeitende, die nicht der Zeiterfassung unterliegen – insbesondere Professorinnen und Professoren sowie in der Regel Angehörige des akademischen Mittelbaus – erhalten durch ihr zuständiges Sekretariat beziehungsweise, falls kein Sekretariat zuständig ist, durch die Leitung ihrer Struktureinheit eine individuelle Excel-Datei. Dabei ist bei den einzelnen Arbeitstagen jeweils eine Sollarbeitszeit von „0:00“ einzutragen, sodass auch die wöchentliche Gesamtarbeitszeit „0:00“ beträgt. Die Mitarbeitenden teilen ihrem Sekretariat oder ihrer Leitung ihren Urlaubsstand zum 08.10.2026 nach bestem Wissen mit; die Eintragung erfolgt anschließend durch das Sekretariat oder die Leitung.

Urlaub wird bei diesen Mitarbeitenden weiterhin mit dem entsprechenden Antragsformular beantragt. Das Formular ist nun jedoch zusätzlich über Ihr Sekretariat bzw. Ihre Leitung der Personalabteilung (Herrn Straub) zuzuleiten, damit dort (von Ihrem Sekretariat bzw. Ihrer Leitung) die beantragten Urlaubstage in der einschlägigen individuellen Exceldatei eingetragen werden können.

Beim Urlaubsanspruch sind für Beamte einheitlich 31 Tage (30 Urlaubstage plus AZV-Tag) und für Tarifbeschäftigte 30 Tage beziehungsweise der entsprechende Resturlaubsstand zum 08.10.2026 einzutragen. Bei einer anderen als der Fünf-Tage-Woche ist der Anspruch anteilig zu berechnen; bei einer Vier-Tage-Woche beträgt der Anspruch für Tarifbeschäftigte beispielsweise 24 Tage (30 : 5 x 4 = 24). Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung ist entsprechend hinzuzurechnen.

Es können bis auf Weiteres keine anstehenden Zahlungsläufe ausgeführt werden. Barvorlagen, Dienstreisen sowie Honorar- und Werkverträge können aktuell nicht ausgezahlt oder erstattet werden. Die Geschäftspartner wurden hierüber bereits proaktiv informiert. 

Um Zahlungsrückstände zu vermeiden, sind Bestellungen auf das absolut Notwendige zu beschränken. Alle betreffenden Abrechnungen, Belege und Verträge sollen dennoch sofort und vollständig an die Verwaltung übermittelt werden. Sie werden dann geprüft und für die Buchung vorbereitet. Unterlagen, die erst nach Wiederanlauf der Systeme eingereicht werden, müssen nach Priorität bearbeitet werden und können daher merklich später erstattet werden.

Es wird parallel an alternativen Wegen der Zahlbarmachung gearbeitet; über Übergangslösungen wird fortlaufend informiert. Die internen Kommunikationswege und die Bankverbindung sind von dem Vorfall nicht betroffen. Bitte seien Sie besonders wachsam gegenüber Aufforderungen zu Zahlungen oder zur Eingabe persönlicher Daten, Passwörter oder Authentifizierungsmerkmale.

Ja. Die Bezüge und Gehälter werden vom Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) weiterhin ausgezahlt; das LBV ist nicht betroffen. Bei der Übermittlung von Neueinstellungen, Änderungsverträgen sowie Gastvorträgen und Lehraufträgen kann es jedoch zu Verzögerungen kommen. Alternative Übermittlungswege werden bereits mit dem LBV geprüft.

Nein. Aufgrund der aktuellen Situation können derzeit keine Auskünfte zu den jeweiligen Kontoständen in den Drittmittelprojekten gegeben werden.

Bitte geben Sie in Ihren fachspezifischen Einführungsveranstaltungen in der kommenden Woche einen Überblick über die für den Studienstart relevanten Lehrveranstaltungen. Stellen Sie diese Informationen auch Studierenden zur Verfügung, die nicht anwesend sein können, etwa auf Anfrage per E-Mail oder über ILIAS im Kurs „Beratungswoche 2026/27“. Gehen Sie bei Belegungen und Zulassungen kulant vor und berücksichtigen Sie insbesondere Hochschulwechsler:innen und Incomings, die gegebenenfalls noch einen Veranstaltungsplatz benötigen. Bei Unklarheiten zum Veranstaltungsangebot wenden Sie sich zunächst an Ihr zuständiges Fachsekretariat; weitergehende Fragen können die Fachsekretariate bei Bedarf gebündelt an pr-lehre(at)ph-freiburg.de richten.

Die zentralen Dienste HISinOne und LSF sind derzeit nicht verfügbar. Für die Organisation der Lehrveranstaltungen nutzen Sie bitte vorübergehend die dezentralen Lehrplanungsübersichten Ihrer Fachbereiche bzw. Fakultäten. Währenddessen erstellen wir auf Grundlage interner Backups eine Gesamtübersicht über das Veranstaltungsangebot. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie Anfang der kommenden Woche.

Zum weiteren Vorgehen bei Raumbuchungen erhalten Sie in der laufenden Woche nähere Informationen. Bei dringenden Rückfragen wenden Sie sich bitte an raumbuchung(at)ph-freiburg.de.

Es können derzeit unter anderem keine Auskünfte über Studierendenzahlen gegeben und keine Leistungen erfasst werden.